Worum geht es in diesen Datenschutzhinweisen?

Diese Datenschutzhinweise informieren Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten, die beim allgemeinen Besuch unserer Webseite www.meintalingo.de anfällt – also unabhängig davon, ob Sie ein konkretes Angebot auf der Seite in Anspruch nehmen.

Für einzelne Angebote, die Sie über www.meintalingo.de nutzen können, gelten ergänzend eigene, ausführlichere Datenschutzhinweise. Diese finden Sie an den jeweiligen Stellen auf der Webseite bzw. in den folgenden Dokumenten: Datenschutzhinweise für Klienten (Klientenberatung, Versorgungsmanagement), Datenschutzhinweise für Seminare, Datenschutzhinweise Qualitätsmanagement (Beschwerdemanagement und Feedback), Datenschutzhinweise Online-Terminvereinbarung (timify), Datenschutzhinweise Minddistrict Selbsthilfe-Module sowie Datenschutzhinweise KI-Chat SAM.

Mit den vorliegenden Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten beim allgemeinen Seitenbesuch verarbeitet werden, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht, wer Ihre Daten erhält, wie lange wir sie aufbewahren und welche Rechte Ihnen zustehen.
 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

INSITE-Interventions GmbH 
Clemensstraße 10–12 
60487 Frankfurt am Main 
Telefon: +49 69 90555 29-0 
E-Mail: office@insite.de
 

Wie erreichen Sie unsere Datenschutzbeauftragte?

Bei allen Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Deborah Schütt 
Clemensstraße 10–12 
60487 Frankfurt am Main 
Telefon: +49 69 90555 29-0 
E-Mail: dsb@insite.de

Sie können sich jederzeit vertraulich an unsere Datenschutzbeauftragte wenden – beispielsweise bei Fragen zu Ihren Rechten oder wenn Sie Hinweise zum Datenschutz geben möchten. Für allgemeine Fragen zum Datenschutz erreichen Sie außerdem unser Datenschutzteam unter datenschutz@insite.de.
 

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Beim Besuch von www.meintalingo.de verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten.

Zugriffs- und Protokolldaten Bei jedem Aufruf unserer Webseite erfassen wir automatisch technische Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt: Name der abgerufenen Seite bzw. Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über den erfolgreichen Abruf, Browsertyp und -version, das verwendete Betriebssystem, die zuvor besuchte Seite (Referrer-URL), Ihre IP-Adresse sowie der anfragende Internetanbieter.

Cookie-Daten Wir setzen sogenannte Session-Cookies ein, die technisch notwendig sind, um bestimmte Funktionen der Webseite bereitzustellen. Diese Cookies werden automatisch gelöscht, sobald Sie Ihren Besuch beenden.

Kontaktdaten Soweit Sie mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular in Verbindung treten, verarbeiten wir die von Ihnen dabei gemachten Angaben, etwa Name, E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht.
 

Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Bereitstellung und Betrieb der Webseite

Wir erheben Zugriffs- und Protokolldaten, um die fehlerfreie Darstellung unserer Webseite sicherzustellen, den Betrieb zu gewährleisten und die Sicherheit unserer Systeme zu schützen. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen oder eine personenbezogene Auswertung findet nicht statt; die Protokolldaten werden ausschließlich für statistische Auswertungen zum Zweck des Betriebs, der Sicherheit und der Optimierung des Angebots genutzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der fehlerfreien Darstellung und dem sicheren Betrieb unserer Webseite. Wir behalten uns vor, die Protokolldaten nachträglich zu überprüfen, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der begründete Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht.
 

Einsatz technisch notwendiger Cookies

Wir setzen Session-Cookies ein, um bestimmte Funktionen unserer Webseite während Ihres Besuchs bereitzustellen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der technischen Funktionsfähigkeit unserer Webseite während Ihres Besuchs. Sie können Ihren Browser jederzeit so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden, Cookies nur im Einzelfall erlauben oder generell ablehnen sowie das automatische Löschen von Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren.
 

Bearbeitung von Kontaktanfragen

Wenn Sie über E-Mail oder unser Kontaktformular mit uns in Verbindung treten, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und gegebenenfalls entstehende Anschlussfragen zu klären.

Rechtsgrundlage: Je nach Anliegen Ihrer Kontaktaufnahme Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche oder vertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen).
 

Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb der INSITE-Interventions GmbH erhalten nur diejenigen Personen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, die diese für ihre jeweilige Aufgabe benötigen.

Unsere Webseite wird bei einem externen Dienstleister gehostet:

Blackpoint GmbH · Friedberger Straße 106b · 61118 Bad Vilbel

Blackpoint verarbeitet die auf unserer Webseite erfassten personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag, im Rahmen unserer Weisungen und nur insoweit, wie dies zur Erfüllung der Hosting-Leistung erforderlich ist.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an sonstige Dritte erfolgt nur, soweit dies auf Grundlage einer Einwilligung geschieht, gesetzlich erlaubt ist oder zur Erfüllung vertraglicher Pflichten Ihnen gegenüber erforderlich ist.
 

Werden personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt?

Im Rahmen des allgemeinen Besuchs unserer Webseite findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums statt. Unser Hosting-Dienstleister Blackpoint verarbeitet Ihre Daten innerhalb der EU.

Bitte beachten Sie, dass für einzelne Angebote auf www.meintalingo.de  – etwa die Selbsthilfe-Module oder den KI-Chat – abweichende Regelungen gelten können. Nähere Informationen hierzu finden Sie in den jeweiligen gesonderten Datenschutzhinweisen.
 

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Welche Rechte haben Sie?

Die DSGVO räumt Ihnen verschiedene Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein.

Auskunft (Art. 15 DSGVO) Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten, sowie Informationen über Verarbeitungszwecke, Empfänger, Speicherdauer und Ihre weiteren Rechte.

Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sollten personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen.

Löschung (Art. 17 DSGVO) Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Ihre Kontaktanfrage können Sie jederzeit löschen lassen.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, können Sie Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übertragung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Wir werden die Verarbeitung einstellen, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe entgegenstehen.

Widerruf einer Einwilligung Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für INSITE-Interventions GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit · Postfach 3163 · 65021 Wiesbaden · https://datenschutz.hessen.de/

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder Aufenthaltsortes wenden.
 

Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Der Besuch unserer Webseite ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Zugriffs- und Protokolldaten fallen technisch bedingt bei jedem Seitenaufruf an; hierauf haben Sie keinen unmittelbaren Einfluss, es sei denn über die Einstellungen Ihres Browsers.

Soweit Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail personenbezogene Daten mitteilen, geschieht dies stets auf freiwilliger Basis. Ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten.
 

Findet automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt?

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen des allgemeinen Besuchs unserer Webseite nicht statt.
 

Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise geben den derzeitigen Stand der Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch der Webseite www.meintalingo.de wieder. Bei Änderungen werden wir diese Hinweise aktualisieren und die neue Version bekanntgeben.

Worum geht es in diesen Datenschutzhinweisen?

Die INSITE-Interventions GmbH bietet psychosoziale Beratungsleistungen an. Diese richten sich an Mitarbeitende und Angehörige von Unternehmen, die mit uns eine Kooperationsvereinbarung abgeschlossen haben. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Erbringung unserer Beratungsleistungen verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt und welche Rechte Ihnen zustehen.

Wichtiger Hinweis zur anonymen Nutzung: Alle Beratungsangebote von INSITE können grundsätzlich anonym in Anspruch genommen werden. Das bedeutet, dass Sie unsere Dienstleistungen nutzen können, ohne uns Ihren Namen oder andere persönliche Daten mitzuteilen – beispielsweise indem Sie ein Pseudonym oder einen Nickname angeben. Diese Datenschutzhinweise gelten für den Fall, dass Sie im Zusammenhang mit der Inanspruchnahme unserer Dienstleistungen personenbezogene Daten mit uns teilen. Wir empfehlen Ihnen, nur diejenigen Daten bereitzustellen, die für die Durchführung der Beratung tatsächlich erforderlich sind.
 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

INSITE-Interventions GmbH
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: office@insite.de
 

Wie erreichen Sie unsere Datenschutzbeauftragte?

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Deborah Schütt
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: dsb@insite.de
 

Vertraulichkeit und Schutz Ihrer Daten

Die Beratung bei INSITE findet in einem vertraulichen Rahmen statt. Die Beraterinnen und Berater, die Ihre Beratung durchführen, unterliegen beruflichen Schweige- und Vertraulichkeitspflichten. Informationen, die Sie im Rahmen der Beratung teilen, werden nicht ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung an Dritte weitergegeben.

Ihr Arbeitgeber erfährt nicht, ob und in welcher Form Sie unsere Beratungsleistungen in Anspruch nehmen. Sofern Ihr Arbeitgeber von INSITE statistische Nutzungsberichte erhält, handelt es sich ausschließlich um anonymisierte Häufigkeitsstatistiken, aus denen keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind. Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Ihren Arbeitgeber findet nicht statt.

Der Zugriff auf Ihre Daten innerhalb von INSITE erfolgt ausschließlich nach dem Need-to-know-Prinzip durch einen eng begrenzten, ausdrücklich autorisierten Personenkreis. Alle Klientendaten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert.
 

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten hängen davon ab, ob und in welchem Umfang Sie uns persönliche Angaben machen und welche Beratungsleistungen Sie in Anspruch nehmen.

Kontakt- und Identifikationsdaten Soweit Sie uns Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten mitteilen: Vor- und Nachname oder Pseudonym, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie – soweit mitgeteilt – die Angabe Ihres Arbeitgebers.

Terminbuchungsdaten Bei der Buchung von Beratungsterminen über unser Buchungssystem: Name oder Pseudonym, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer sowie der Terminwunsch.

Beratungsdaten Im Rahmen der Durchführung der Beratung können folgende personenbezogene Daten anfallen: Angaben zu Ihrer persönlichen Situation und Ihrem Anliegen, Gesprächsinhalte und anamnestische Informationen sowie – soweit von Ihnen mitgeteilt – medizinische Daten, Angaben zu familiären und privaten Verhältnissen sowie sonstige Informationen, die Sie im Beratungsgespräch teilen.

Daten im Versorgungsmanagement Wenn Sie Unterstützung bei der Vermittlung zu externen Behandlern oder Versorgungsleistungen wünschen: Name oder Pseudonym, Kontaktdaten, Angaben zu Beschwerden oder Symptomen sowie – soweit erforderlich – Informationen zur Mitgliedschaft in einer Krankenversicherung.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten Im Rahmen einer Beratung können Informationen anfallen, die nach Art. 9 DSGVO besonders schutzbedürftig sind. Dies betrifft insbesondere Gesundheitsdaten und Informationen über den psychischen Zustand, rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit sowie Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung, sofern Sie diese im Rahmen des Beratungsgesprächs freiwillig teilen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden ausschließlich verarbeitet, soweit Sie diese ausdrücklich mitteilen oder deren Verarbeitung für die Durchführung der Beratung erforderlich ist, und nur durch ausdrücklich autorisierte Personen eingesehen.

Feedbackdaten Nach Abschluss einer Beratung können wir Ihnen optional eine kurze Qualitätsbefragung mit standardisierten Fragen zusenden. Die Teilnahme ist freiwillig. Sofern Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, verarbeiten wir diese für den Versand sowie Ihre Antworten auf die Fragen.
 

Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Terminbuchung und Beratungsvorbereitung
Zur Vereinbarung und Koordination von Beratungsterminen verarbeiten wir Ihre Kontakt- und Buchungsdaten. Die Terminbuchung kann über unser Buchungssystem (Timify) oder telefonisch über unseren Klientenservice erfolgen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO, soweit dabei besondere Kategorien personenbezogener Daten anfallen.
 
Durchführung der Beratung
Zur Erbringung der psychosozialen Beratungsleistung verarbeiten wir die Daten, die Sie im Rahmen der Beratungsgespräche mit uns teilen. Die Beratung kann persönlich, telefonisch oder per Videokonferenz erfolgen. Die Beratungsleistung wird von qualifizierten Beraterinnen und Beratern durchgeführt, die beruflichen Schweige- und Vertraulichkeitspflichten unterliegen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO. Die Verarbeitung dient der Erbringung von Gesundheits- und Sozialleistungen sowie der präventiven und arbeitsmedizinischen Versorgung.
 
Versorgungsmanagement und Vermittlung zu externen Behandlern
Wenn Sie Unterstützung bei der Suche nach weiterführenden Therapieplätzen oder anderen Versorgungsleistungen wünschen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Informationen und koordinieren die Vermittlung zu passenden Behandlerinnen und Behandlern. Die Weitergabe von Daten an externe Behandler erfolgt ausschließlich mit Ihrem Einverständnis und beschränkt sich auf die für die Versorgungsvermittlung notwendigen Angaben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

Qualitätssicherung und Feedback
Zur Sicherung und Verbesserung der Qualität unserer Beratungsleistungen werten wir Feedback aus, das Sie uns nach einer Beratung geben. Die Teilnahme an einer Feedbackbefragung ist stets freiwillig.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der kontinuierlichen Verbesserung der Qualität unserer Beratungsangebote.

Beschwerdebearbeitung
Wenn Sie eine Beschwerde zu unserer Dienstleistung einreichen, verarbeiten wir Ihre Angaben ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Die administrative Nachverfolgung von Beschwerden erfolgt in einem gesonderten Ticketsystem, in dem keine klientenbezogenen Beratungsinhalte hinterlegt werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

Erfüllung berufsrechtlicher Aufbewahrungspflichten
Aufzeichnungen über Beratungsleistungen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung gemäß § 630 BGB. Wir sind daher verpflichtet, Ihre Beratungsdokumentation für diesen Zeitraum aufzubewahren, auch wenn Sie eine Löschung beantragen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Ihre Daten gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.
 

Ihr Arbeitgeber erhält keine persönlichen Daten von Ihnen

Da INSITE seine Dienstleistungen im Auftrag von Unternehmen erbringt, möchten wir diesen Punkt ausdrücklich klarstellen: Ihr Arbeitgeber erhält zu keinem Zeitpunkt Informationen darüber, ob und wie Sie unsere Beratungsangebote genutzt haben, welche Inhalte in Beratungsgesprächen besprochen wurden und welche persönlichen Angaben Sie uns gegenüber gemacht haben. Statistische Nutzungsberichte, die INSITE dem Arbeitgeber bereitstellt, sind vollständig anonymisiert. Rückschlüsse auf Einzelpersonen sind aus diesen Berichten nicht möglich.
 

Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb von INSITE-Interventions GmbH haben ausschließlich die an der Beratung direkt beteiligten Personen Zugriff auf Ihre Daten. Dies sind insbesondere die für Sie zuständige Beraterin oder der für Sie zuständige Berater, Mitarbeitende des Klientenservice und des Versorgungsmanagements sowie – in eng begrenztem Umfang und nur soweit erforderlich – die Bereichs- und Teamleitung.

Für die Erbringung unserer Dienstleistungen setzen wir externe Dienstleister und Partner ein:

Honorarkräfte (freiberufliche Beraterinnen und Berater), die die Beratungsgespräche durchführen und ihrerseits beruflichen Schweige- und Vertraulichkeitspflichten unterliegen. Call Center, das für die telefonische Ersteingabe von Beratungsanfragen genutzt wird. eWorks (Koordinationsplattform für Einsatz und Dokumentation). Timify / TerminApp GmbH (Buchungssystem für die Terminvereinbarung). Zoom (Videokonferenz-Tool für die Durchführung von Online-Beratungsgesprächen). BUK (Partner im Rahmen des Versorgungsnetzwerks). Betriebsärztliche Dienste, soweit Sie im Rahmen des Versorgungsmanagements deren Unterstützung wünschen. Behandlerinnen und Behandler(externe Therapeutinnen, Therapeuten, Fachärztinnen und Fachärzte), ausschließlich im Rahmen des Versorgungsmanagements und mit Ihrem ausdrücklichen Einverständnis.

Für die Bearbeitung von Beschwerden wird ergänzend Freshworks als Ticketsystem eingesetzt, in dem ausschließlich administrative Vorgangsdaten ohne klientenbezogene Beratungsinhalte gespeichert werden.

Alle externen Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt, vertraglich verpflichtet und auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen überprüft.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Behörden erfolgt ausschließlich, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.
 

Werden Daten in Drittländer übermittelt?

Für einzelne eingesetzte Dienste kann es zur Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kommen. Wir stellen in diesen Fällen sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

Alle übrigen im Rahmen der Klientenberatung eingesetzten Systeme verarbeiten Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Wenn Sie keine Datenübermittlung in die USA wünschen, können Sie Beratungsgespräche alternativ telefonisch oder persönlich wahrnehmen. Wenden Sie sich dazu bitte an unseren Klientenservice.
 

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden Ihre Daten gelöscht oder in einer Form anonymisiert, die keine Rückschlüsse auf Ihre Person mehr erlaubt.
 

Welche Rechte haben Sie?

Auskunft (Art. 15 DSGVO) Sie können Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.

Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

Löschung (Art. 17 DSGVO) Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Bitte beachten Sie, dass wir Beratungsdokumentationen aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nach § 630 BGB für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufbewahren müssen. Einem Löschungsantrag kann für diese Daten daher während des laufenden Aufbewahrungszeitraums nicht vollständig entsprochen werden. Wir werden Ihnen in diesem Fall transparent darlegen, welche Daten von der Aufbewahrungspflicht umfasst sind und welche bereits gelöscht werden können.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass Ihre Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht und automatisiert erfolgt, können Sie Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.

Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen.

Widerruf einer Einwilligung Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf die Durchführung laufender Beratungsleistungen beeinträchtigen oder unmöglich machen kann. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung und steht einer Geltendmachung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nach § 630 BGB nicht entgegen.

Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren:

Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Postfach 3163, 65021 Wiesbaden https://datenschutz.hessen.de/

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder Arbeitsorts wenden. Selbstverständlich stehen Ihnen auch unsere Datenschutzbeauftragte und unser Klientenservice für alle datenschutzrechtlichen Fragen zur Verfügung.
 

Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Die Inanspruchnahme unserer Beratungsleistungen ist grundsätzlich auch ohne Angabe personenbezogener Daten unter einem Pseudonym möglich. Die Bereitstellung persönlicher Angaben ist freiwillig.

Bestimmte Leistungen – insbesondere die Vereinbarung individueller Rückruftermine, die Durchführung von Videogesprächen über Zoom oder die Vermittlung durch das Versorgungsmanagement – setzen die Angabe von Kontaktdaten voraus, da diese ohne eine Erreichbarkeit technisch nicht erbracht werden können. In diesen Fällen informieren wir Sie vorab, welche Angaben konkret erforderlich sind.
 

Findet automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt?

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen der Beratungsleistungen nicht statt. Entscheidungen über die Durchführung, Ausgestaltung und Weiterleitung von Beratungsleistungen werden stets durch qualifizierte Fachkräfte getroffen.
 

Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise geben den derzeitigen Stand der Verarbeitung personenbezogener Daten wieder. Wir behalten uns vor, diese Hinweise bei Änderungen der eingesetzten Systeme, der Verarbeitungsprozesse oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Version wird auf unserer Webseite bereitgestellt.

Worum geht es in diesen Datenschutzhinweisen?

Auf unserer Webseite bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Termine online über den Dienst timify zu vereinbaren. Im Rahmen dieser Terminvereinbarung verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie uns dabei mitteilen.

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Terminvereinbarung verarbeiten, zu welchem Zweck dies erfolgt, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung beruht, wer Ihre Daten erhält und wie lange diese gespeichert werden. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte als betroffene Person.
 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

INSITE-Interventions GmbH
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: office@insite.de
 

Wie erreichen Sie unsere Datenschutzbeauftragte?

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Deborah Schütt
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: dsb@insite.de
 

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Im Rahmen der Online-Terminvereinbarung verarbeiten wir ausschließlich diejenigen Daten, die Sie im Buchungsformular angeben. Je nach Buchungsvorgang können dies sein:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (sofern angegeben)
• Gewünschter Termin (Datum und Uhrzeit)
• Art des gewünschten Termins bzw. Anliegens

Bitte geben Sie im Buchungsformular keine Informationen an, die über die für die Terminvereinbarung erforderlichen Angaben hinausgehen – insbesondere keine detaillierten Angaben zu Ihrem Gesundheitszustand oder persönlichen Situation. Solche Informationen können im Rahmen des vereinbarten Termins besprochen werden.
 

Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Vereinbarung, Verwaltung und Durchführung des von Ihnen gewünschten Termins. Dies umfasst insbesondere die Bestätigung Ihres Termins, die Vorbereitung des Gesprächs sowie die Kommunikation mit Ihnen im Zusammenhang mit dem Termin.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie durch die Nutzung des Buchungsformulars erteilen. Soweit im Zusammenhang mit der Terminvereinbarung Angaben gemacht werden, die auf gesundheitliche oder vergleichbare sensible Inhalte hinweisen, stützt sich die Verarbeitung ergänzend auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

Die Einwilligung ist freiwillig. Sie können die Nutzung des Online-Buchungsdienstes jederzeit ablehnen und stattdessen telefonisch oder per E-Mail einen Termin vereinbaren.
 

Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die den Termin vorbereiten oder durchführen. Der Zugriff erfolgt nach dem Need-to-know-Prinzip.

Externer Dienstleister (Auftragsverarbeiter): Für die technische Bereitstellung des Online-Buchungssystems setzen wir den Dienst timify der TerminApp GmbH, München, ein. Die TerminApp GmbH verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag und ausschließlich nach unseren Weisungen. Wir haben mit der TerminApp GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch timify finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter: https://www.timify.com/de-de/legal/
 

Werden personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt?

Im Rahmen der Nutzung von timify können personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden. Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework gemäß Art. 45 DSGVO, durch den ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet wird.
 

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die im Rahmen der Terminvereinbarung erfassten personenbezogenen Daten werden nach Ablauf von 18 Monaten nach der Terminvereinbarung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einer früheren Löschung entgegenstehen.

Sofern im Anschluss an den Termin ein Beratungs- oder Vertragsverhältnis begründet wird, werden die hierfür erforderlichen Daten nach den für das jeweilige Verhältnis geltenden Fristen gespeichert und verarbeitet. Hierüber werden Sie gesondert informiert.
 

Welche Rechte haben Sie?

Die DSGVO räumt Ihnen verschiedene Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein.

Auskunft: Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten sowie über die Zwecke, Empfänger, Speicherdauer und Ihre weiteren Rechte.

Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

Löschung: Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, beispielsweise wenn die Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr erforderlich sind oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Einschränkung der Verarbeitung: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden.

Datenübertragbarkeit: Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht und automatisiert erfolgt, können Sie verlangen, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Widerspruch: Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.

Widerruf der Einwilligung: Da die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Terminvereinbarung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte wenden Sie sich hierzu an unsere Datenschutzbeauftragte (Kontaktdaten s. o.) oder an datenschutz@insite.de. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf nach erfolgter Terminbuchung gegebenenfalls zur Stornierung des Termins führt.

Beschwerderecht: Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für die INSITE-Interventions GmbH ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI): https://datenschutz.hessen.de/. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder gewöhnlichen Aufenthaltsortes wenden.
 

Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Online-Terminvereinbarung ist freiwillig. Ohne die Angabe der erforderlichen Kontaktdaten ist die Vereinbarung eines Termins über das Online-Buchungssystem jedoch technisch nicht möglich. In diesem Fall können Sie alternativ telefonisch unter +49 69 90555 29-0 oder per E-Mail an kontakt@insite.de einen Termin vereinbaren.
 

Finden automatisierte Entscheidungen oder Profiling statt?

Im Rahmen der Online-Terminvereinbarung findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.
 

Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise geben den derzeitigen Stand der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Online-Terminvereinbarung wieder. Wir behalten uns vor, diese Hinweise bei Änderungen der eingesetzten Systeme, der Verarbeitungsprozesse oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Version wird auf unserer Webseite bereitgestellt.

Worum geht es in diesen Datenschutzhinweisen?

Wenn Sie mit der INSITE-Interventions GmbH per E-Mail in Kontakt treten – sei es als Kundin oder Kunde, Klientin oder Klient, Geschäftspartner:in, Interessierte:r oder in anderer Funktion –, verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie uns mit Ihrer Nachricht übermitteln oder die beim E-Mail-Verkehr technisch entstehen.

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen unserer E-Mail-Kommunikation verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht, wer Ihre Daten erhält, wie lange wir sie aufbewahren und welche Rechte Ihnen zustehen.

Diese Hinweise gelten für alle eingehenden und ausgehenden E-Mails, die über die E-Mail-Infrastruktur der INSITE-Interventions GmbH (Microsoft Outlook / Exchange / Mailstore-Archiv) verarbeitet werden. Da wir Ihre Daten unmittelbar bei Ihnen – im Rahmen Ihrer E-Mail-Nachricht – erheben, gilt Art. 13 DSGVO.

Für Mitarbeitende der INSITE-Interventions GmbH gelten ergänzend die gesonderten Datenschutzhinweise für Mitarbeitende.
 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

INSITE-Interventions GmbH
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: office@insite.de
 

Wie erreichen Sie unsere Datenschutzbeauftragte?

Bei allen Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Deborah Schütt
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: dsb@insite.de
 

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Im Rahmen der E-Mail-Kommunikation verarbeiten wir die folgenden Datenkategorien.

Identifikations- und Kontaktdaten Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihr Name, soweit dieser in der E-Mail-Adresse, der Signatur oder dem Nachrichtentext enthalten ist.

Kommunikationsinhalte Der Inhalt Ihrer E-Mail-Nachrichten, einschließlich aller mitgesendeten Anhänge und Dateien.

Kommunikationsmetadaten Absender- und Empfängeradressen, Betreffzeile, Datum und Uhrzeit des Versands sowie technische Header-Informationen, die beim Transport der Nachricht entstehen.

Technische Protokolldaten Serverprotokolle, die für den sicheren Betrieb der E-Mail-Infrastruktur und die Erkennung von Sicherheitsvorfällen anfallen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten In einzelnen Fällen können E-Mail-Inhalte Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO enthalten – insbesondere wenn die Kommunikation im Zusammenhang mit EAP-Leistungen (Employee Assistance Programme) steht. Solche Daten werden ausschließlich verarbeitet, soweit dies gesetzlich zulässig ist, und nur durch hierzu ausdrücklich berechtigte Personen.
 

Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Bearbeitung von Anfragen und Abwicklung von Kommunikation
Wir verarbeiten den Inhalt und die Metadaten Ihrer E-Mails, um Ihre Anfragen zu bearbeiten, mit Ihnen zu kommunizieren und bestehende Geschäfts- oder Vertragsbeziehungen abzuwickeln. Dazu gehört die gesamte geschäftliche Korrespondenz im Rahmen von Kooperationen, Auftragsbeziehungen und der Leistungserbringung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrags dient; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für allgemeine geschäftliche Kommunikation und Dokumentation. Unser berechtigtes Interesse besteht in der ordnungsgemäßen Bearbeitung von Anfragen und der Pflege von Geschäftsbeziehungen.

Verarbeitung gesundheitsbezogener Informationen im EAP-Kontext
Soweit E-Mails Gesundheitsdaten enthalten, die im Zusammenhang mit der Erbringung von EAP-Beratungsleistungen stehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der gesetzlichen Voraussetzungen für die Gesundheitsversorgung und die Betreuung durch Fachkräfte.

Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG.

IT-Sicherheit und Systemstabilität
Technische Protokolldaten und Metadaten werden verarbeitet, um die Sicherheit und Verfügbarkeit der E-Mail-Infrastruktur zu gewährleisten, Sicherheitsvorfälle zu erkennen und zu behandeln sowie Missbrauch zu verhindern. Eine inhaltliche Auswertung von E-Mail-Inhalten zu diesem Zweck findet grundsätzlich nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Sicherstellung eines sicheren IT-Betriebs sowie dem Schutz unserer Systeme und der uns anvertrauten Daten.

Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung
Alle eingehenden und ausgehenden E-Mails werden vollständig und automatisiert in unserem Mailstore-Archiv gespeichert. Dies dient der Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten sowie der Dokumentation geschäftlich relevanter Kommunikation.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Dokumentation geschäftlicher Kommunikation. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Nachweisbarkeit und Nachvollziehbarkeit geschäftlicher Vorgänge.
 

Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb der INSITE-Interventions GmbH erhalten nur diejenigen Mitarbeitenden Zugang zu E-Mail-Inhalten, die diese für ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Es gilt das Need-to-know-Prinzip.

Für den Betrieb der E-Mail-Infrastruktur setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein, die personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten:

Blackpoint GmbH ist unser IT-Dienstleister und verantwortet als Auftragsverarbeiter den Betrieb und die Verwaltung der E-Mail-Infrastruktur einschließlich des Mailstore-Archivs.

NTT Global Data Centers EMEA GmbH betreibt das Rechenzentrum, in dem die E-Mail-Infrastruktur gehostet wird. Der Betrieb erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Darüber hinaus entstehen im normalen E-Mail-Verkehr zwangsläufig Datenübermittlungen an die jeweiligen E-Mail-Infrastrukturen der Empfängerinnen und Empfänger, an die Sie selbst Ihre Nachrichten adressieren oder von denen Sie angeschrieben werden. Auf diese Infrastrukturen haben wir keinen Einfluss.

Alle von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter sind vertraglich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet und werden regelmäßig überprüft. Eine Weitergabe an Behörden oder andere öffentliche Stellen erfolgt nur, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.
 

Werden personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unsere E-Mail-Infrastruktur und das Mailstore-Archiv findet ausschließlich innerhalb der Europäischen Union statt. Unsere IT-Dienstleister Blackpoint und NTT betreiben die eingesetzten Systeme in EU-Rechenzentren; eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

Bitte beachten Sie, dass wir keinen Einfluss auf die Infrastruktur der E-Mail-Provider haben, die Sie selbst nutzen. Wenn Ihre E-Mail-Adresse bei einem Anbieter außerhalb der EU gehostet wird, kann beim Transport Ihrer Nachricht zu uns eine Datenübermittlung in das entsprechende Land stattfinden. Dies liegt außerhalb unseres Verantwortungsbereichs.
 

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

In Einzelfällen können sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben, wenn gesetzliche Verpflichtungen oder anhängige rechtliche Auseinandersetzungen dies erfordern.

Hinweis zur Archivierung: Bitte beachten Sie, dass alle E-Mails, die Sie an uns senden oder die wir Ihnen senden, automatisch und vollständig in unserem Mailstore-Archiv für zehn Jahre gespeichert werden. Dies gilt auch für Nachrichten, die Sie möglicherweise als vertraulich betrachten. Wenn Sie besonders sensible Informationen übermitteln möchten, empfehlen wir, im Vorfeld einen sicheren Kommunikationsweg mit uns abzustimmen.
 

Welche Rechte haben Sie?

Die DSGVO räumt Ihnen verschiedene Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein.

Auskunft (Art. 15 DSGVO) Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten, sowie Informationen über Verarbeitungszwecke, Empfänger, Speicherdauer und Ihre weiteren Rechte.

Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sollten personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen.

Löschung (Art. 17 DSGVO) Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Bitte beachten Sie, dass E-Mails, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, nicht vor Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht werden können.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, können Sie Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übertragung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Wir werden die Verarbeitung einstellen, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe entgegenstehen. Dies gilt insbesondere nicht, soweit die Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für INSITE-Interventions GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit · Postfach 3163 · 65021 Wiesbaden · https://datenschutz.hessen.de/

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder Geschäftssitzes wenden.
 

Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Wenn Sie uns eine E-Mail senden, ist die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse technisch notwendiger Bestandteil der Nachricht. Ohne diese Angabe ist eine E-Mail-Kommunikation nicht möglich. Im Übrigen entscheiden Sie selbst, welche Informationen Sie uns per E-Mail mitteilen. Eine Verpflichtung zur Kontaktaufnahme per E-Mail besteht nicht; Sie können uns auch über andere Wege erreichen.
 

Findet automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt?

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen der E-Mail-Kommunikation nicht statt. Entscheidungen, die auf dem Inhalt von E-Mails beruhen, werden stets durch Personen getroffen. Technische Systeme zur automatisierten Spam- und Virenerkennung analysieren E-Mails auf schädliche Inhalte; dies dient ausschließlich der IT-Sicherheit und hat keine rechtlichen oder vergleichbar erheblichen Auswirkungen auf Ihre Person.
 

Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise geben den derzeitigen Stand der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der E-Mail-Kommunikation der INSITE-Interventions GmbH wieder. Bei Änderungen werden wir diese Hinweise aktualisieren und die neue Version bekanntgeben.

Worum geht es in diesen Datenschutzhinweisen?

Die INSITE-Interventions GmbH stellt auf der Plattform meintalingo.de den KI-gestützten Chat SAM bereit. SAM bietet Klientinnen und Klienten der Kundenunternehmen von INSITE rund um die Uhr die Möglichkeit, persönliche und psychische Herausforderungen zu schildern und automatisiert generierte, KI-gestützte Antworten zur ersten Orientierung zu erhalten. SAM ergänzt das bestehende Beratungsangebot von INSITE, ersetzt jedoch keine persönliche Beratung.

Im Rahmen der Nutzung von SAM verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie uns aktiv mitteilen oder die im Zuge der Nutzung technisch anfallen. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht, wer Ihre Daten erhält, wie lange wir sie aufbewahren und welche Rechte Ihnen zustehen.

Da wir Ihre personenbezogenen Daten unmittelbar bei Ihnen – im Rahmen Ihrer aktiven Chat-Nutzung – erheben, gilt Art. 13 DSGVO.
 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

INSITE-Interventions GmbH
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: office@insite.de
 

Wie erreichen Sie unsere Datenschutzbeauftragte?

Bei allen Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Deborah Schütt
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: dsb@insite.de
 

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Die im Rahmen der SAM-Nutzung verarbeiteten personenbezogenen Daten lassen sich in folgende Kategorien einteilen.

Anmeldedaten Benutzerkonto und Zugangsdaten für die Plattform meintalingo.de, soweit diese für den Zugang zu SAM erforderlich sind.

Chat-Inhalte Sämtliche Texteingaben, die Sie im Gespräch mit SAM machen, sowie die vom System generierten Antworten.

Technische Daten und Metadaten IP-Adresse, Geräte-ID, Zeitstempel sowie Sitzungsdaten, die beim Betrieb des Dienstes technisch anfallen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten Da SAM zur Unterstützung bei persönlichen und psychischen Herausforderungen eingesetzt wird, können im Rahmen der Chat-Nutzung Gesundheitsdaten anfallen – insbesondere Angaben zum psychischen Wohlbefinden oder zu psychischen Belastungssituationen. Diese Daten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO und werden mit besonderer Sorgfalt behandelt. Welche Informationen tatsächlich anfallen, hängt davon ab, was Sie im Chat eingeben. Wir empfehlen, nur solche Informationen zu teilen, die für Ihr Anliegen unmittelbar relevant sind.
 

Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Bereitstellung und Betrieb des KI-Chats
SAM verarbeitet Ihre Eingaben, um Ihnen automatisiert generierte, KI-gestützte Antworten zur ersten Orientierung bei persönlichen und psychischen Herausforderungen zu liefern. Die Verarbeitung umfasst die Entgegennahme Ihrer Eingaben, deren Weiterleitung an das zugrundeliegende KI-Sprachmodell sowie die Darstellung der generierten Antwort.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Da im Rahmen der Nutzung von SAM regelmäßig Gesundheitsdaten anfallen, bildet Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser besonderen Datenkategorie. Die Nutzung von SAM setzt daher Ihre ausdrückliche Einwilligung voraus, die Sie vor dem ersten Gespräch erteilen. Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Technischer Betrieb und Sicherstellung der Systemverfügbarkeit
Zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Betriebs verarbeiten wir technische Daten und Metadaten, die beim Betrieb des Dienstes anfallen. Eine inhaltliche Auswertung Ihrer Chat-Inhalte zu diesem Zweck findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Sicherstellung eines ordnungsgemäßen und sicheren IT-Betriebs sowie dem Schutz der uns anvertrauten Klientendaten.

Dokumentation und Nachweisführung
Soweit dies aus berufsrechtlichen oder gesetzlichen Gründen erforderlich ist, kann eine Dokumentation im INSITE-eigenen Dokumentationssystem erfolgen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Verpflichtungen; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berufsrechtliche Nachweispflichten. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Einhaltung der für Beratungsleistungen geltenden Dokumentationspflichten.
 

Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb der INSITE-Interventions GmbH haben nur diejenigen Personen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, die diese für ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Es gilt das Need-to-know-Prinzip.

Für den Betrieb von SAM setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein, die personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten.

Shaanty stellt das auf meintalingo.de eingebundene Kommunikations-Frontend bereit und spricht über eine API-Schnittstelle die KI-Sprachmodelle von Langdock an. Chat-Inhalte werden bei Shaanty nicht gespeichert.

Langdock stellt die zugrundeliegenden KI-Sprachmodelle zur Verfügung. Langdock verarbeitet Ihre Eingaben ausschließlich für die Dauer der technischen Bearbeitung der API-Anfrage – also die Zeit, die benötigt wird, um Ihre Eingabe entgegenzunehmen und die generierte Antwort zurückzuliefern. Eine dauerhafte Speicherung von Eingabe- oder Antwortinhalten findet bei Langdock nicht statt.

Alle eingesetzten Auftragsverarbeiter sind vertraglich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet und werden regelmäßig überprüft. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Behörden oder andere öffentliche Stellen erfolgt nur, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.
 

Werden personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet ausschließlich innerhalb der Europäischen Union statt. Weder Shaanty noch Langdock übermitteln Daten in Länder außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Ein Angemessenheitsbeschluss oder sonstige Garantien nach Art. 46 DSGVO sind daher nicht erforderlich.
 

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

In Einzelfällen können sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben, wenn gesetzliche Verpflichtungen oder anhängige rechtliche Auseinandersetzungen dies erfordern.
 

Welche Rechte haben Sie?

Die DSGVO räumt Ihnen verschiedene Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein.

Auskunft (Art. 15 DSGVO) Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten, sowie Informationen über Verarbeitungszwecke, Empfänger, Speicherdauer und Ihre weiteren Rechte.

Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sollten personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen.

Löschung (Art. 17 DSGVO) Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen – beispielsweise wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Da die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht und automatisiert erfolgt, können Sie Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übertragung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Wir werden die Verarbeitung einstellen, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe entgegenstehen.

Widerruf einer Einwilligung Da die Nutzung von SAM auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Nach dem Widerruf ist eine weitere Nutzung von SAM nicht mehr möglich.

Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für INSITE-Interventions GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit · Postfach 3163 · 65021 Wiesbaden · https://datenschutz.hessen.de/

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder Aufenthaltsortes wenden.
 

Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Die Nutzung von SAM ist freiwillig und setzt Ihre ausdrückliche Einwilligung voraus. Sie sind nicht verpflichtet, SAM zu nutzen oder bestimmte Informationen einzugeben. Wenn Sie SAM nicht nutzen möchten, stehen Ihnen die anderen Beratungsangebote von INSITE weiterhin uneingeschränkt zur Verfügung.

Wir empfehlen, im Chat nur solche Informationen zu teilen, die für Ihr Anliegen unmittelbar relevant sind, und auf die Eingabe besonders sensibler Informationen zu verzichten, wenn diese für das Gespräch nicht erforderlich sind.
 

Findet automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt?

SAM generiert auf Basis Ihrer Eingaben automatisiert KI-gestützte Antworten. Diese Antworten dienen der ersten Orientierung und Unterstützung, haben jedoch keinen verbindlichen Charakter und ersetzen keine persönliche Beratung. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO – also eine ausschließlich automatisiert getroffene Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt – findet nicht statt. Ein systematisches Profiling Ihrer Person wird nicht vorgenommen.
 

Kontakt für Datenschutzfragen

Wenn Sie Fragen zu diesen Datenschutzhinweisen oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von SAM haben, können Sie sich jederzeit an unser Datenschutzteam wenden: datenschutz@insite.de
 

Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise geben den derzeitigen Stand der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des KI-Chats SAM wieder. Bei Änderungen werden wir diese Hinweise aktualisieren und die neue Version bekanntgeben.

Worum geht es in diesen Datenschutzhinweisen?

Die INSITE-Interventions GmbH stellt Klientinnen und Klienten der Kundenunternehmen von INSITE über die Plattform Minddistrict digitale Selbsthilfe-Module zur Verfügung. Die Module bieten strukturierte Programme und Übungen zur Unterstützung bei psychischen und psychosozialen Belastungen.
Der Zugang erfolgt ausschließlich über Ihr Nutzerkonto auf unserer Plattform meintalingo.de mittels eines Single-Sign-On-Verfahrens. Eine direkte Anmeldung bei Minddistrict ist nicht möglich.

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht, wer Ihre Daten erhält, wie lange wir sie aufbewahren und welche Rechte Ihnen zustehen.
 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

INSITE-Interventions GmbH
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: office@insite.de
 

Wie erreichen Sie unsere Datenschutzbeauftragte?

Bei allen Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Deborah Schütt
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: dsb@insite.de

Sie können sich jederzeit vertraulich an unsere Datenschutzbeauftragte wenden – beispielsweise bei Fragen zu Ihren Rechten oder wenn Sie Hinweise zum Datenschutz geben möchten.
 

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Im Rahmen der Nutzung der Minddistrict-Module verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten.

• Zugangsdaten: Zur Anbindung Ihres meintalingo.de-Kontos an Minddistrict übergeben wir ein von Ihnen gewähltes Pseudonym. Zudem wird eine systemseitig generierte, nicht auf Sie zurückführbare E-Mail-Adresse für das Nutzerkonto erstellt
• Nutzungs- und Fortschrittsdaten: Informationen zur Bearbeitung der gebuchten Programme und Übungen, einschließlich Ihres Bearbeitungsfortschritts.
• Inhaltliche Eingaben in den Modulen: Texte, Antworten und sonstige Angaben, die Sie im Rahmen der Übungen und Programme eingeben.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Da die Module der Unterstützung bei psychischen Belastungen dienen, können Ihre Eingaben Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO enthalten. Diese Daten werden mit besonderer Sorgfalt behandelt.
   

Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Bereitstellung der Selbsthilfe-Module
Wir verarbeiten Ihre Registrierungs-, Nutzungs- und Fortschrittsdaten, um Ihnen den Zugang zu den gebuchten Programmen und Übungen zu ermöglichen und Ihren Bearbeitungsfortschritt nachvollziehbar zu machen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Da im Rahmen der Nutzung regelmäßig Gesundheitsdaten anfallen können, bildet Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser besonderen Datenkategorie. Die Nutzung der Minddistrict-Module setzt daher Ihre ausdrückliche Einwilligung voraus, die Sie vor der ersten Nutzung erteilen. Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Technischer Betrieb und Systemsicherheit
Zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Betriebs der Plattform verarbeiten wir technische Daten, die im Rahmen der Nutzung anfallen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Sicherstellung eines ordnungsgemäßen und sicheren IT-Betriebs.
 

Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb der INSITE-Interventions GmbH hat niemand Zugriff auf Ihre inhaltlichen Eingaben in den Modulen. Die Module werden in diesem Anwendungsfall nicht von Beraterinnen und Beratern begleitet.

Für die technische Bereitstellung der Plattform setzen wir die Minddistrict B.V., Amsterdam, Niederlande, als Auftragsverarbeiter ein. Minddistrict ist vertraglich zur Einhaltung strenger Datenschutz- und Sicherheitsstandards verpflichtet und verarbeitet Ihre Daten ausschließlich in unserem Auftrag.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an sonstige Dritte findet nicht statt.
 

Werden personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt?

Nein. Im Rahmen der Nutzung der Minddistrict Selbsthilfe-Module werden keine personenbezogenen Daten in Drittländer (außerhalb EU/EWR) übermittelt.
 

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Welche Rechte haben Sie?

Die DSGVO räumt Ihnen verschiedene Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein.

Auskunft (Art. 15 DSGVO) Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten, sowie Informationen über Verarbeitungszwecke, Empfänger, Speicherdauer und Ihre weiteren Rechte.

Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sollten personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen.

Löschung (Art. 17 DSGVO) Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen – beispielsweise wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Da die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht und automatisiert erfolgt, können Sie Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übertragung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.

Widerruf einer Einwilligung Da die Nutzung der Minddistrict-Module auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Nach dem Widerruf ist eine weitere Nutzung der Module nicht mehr möglich.

Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für INSITE-Interventions GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit · Postfach 3163 · 65021 Wiesbaden · https://datenschutz.hessen.de/

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder Aufenthaltsortes wenden.
 

Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Die Nutzung der Minddistrict-Module ist freiwillig und setzt Ihre ausdrückliche Einwilligung voraus. Sie sind nicht verpflichtet, die Module zu nutzen oder bestimmte Informationen einzugeben. Wenn Sie die Module nicht nutzen möchten, stehen Ihnen die anderen Beratungsangebote von INSITE weiterhin uneingeschränkt zur Verfügung.

Wir empfehlen, in den Übungen nur solche Informationen zu teilen, die für Ihr Anliegen unmittelbar relevant sind.
 

Findet automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt?

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen der Nutzung der Minddistrict-Module nicht statt. Ihr Fortschritt in den Programmen wird zur Nachvollziehbarkeit dokumentiert, jedoch nicht automatisiert bewertet oder für Entscheidungen über Ihre Person herangezogen. Ein systematisches Profiling findet nicht statt.
 

Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise geben den derzeitigen Stand der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Minddistrict Selbsthilfe-Module wieder. Bei Änderungen werden wir diese Hinweise aktualisieren und die neue Version bekanntgeben. 

Worum geht es in diesen Datenschutzhinweisen?

Die INSITE-Interventions GmbH konzipiert und führt im Auftrag von Kundenunternehmen Seminare, Schulungen, Workshops, Trainings und Webinare durch. Im Rahmen der Planung, Vorbereitung und Durchführung dieser Veranstaltungen verarbeiten wir personenbezogene Daten der angemeldeten Teilnehmenden.

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt, an wen Daten weitergegeben werden, wie lange wir Ihre Daten speichern und welche Rechte Ihnen als betroffener Person zustehen.

Diese Datenschutzhinweise gelten für alle Personen, die als Teilnehmende an einer durch INSITE-Interventions GmbH geplanten oder durchgeführten Präsenz- oder Online-Veranstaltung angemeldet sind oder daran teilnehmen.
 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

INSITE-Interventions GmbH
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: office@insite.de
 

Wie erreichen Sie unsere Datenschutzbeauftragte?

Bei allen Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Deborah Schütt
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: dsb@insite.de
 

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Die von uns im Zusammenhang mit Seminaren und Schulungen verarbeiteten Daten sind auf das für eine reibungslose Organisation und Durchführung erforderliche Minimum beschränkt.

Anmeldedaten Vor- und Nachname, berufliche Funktion sowie – soweit für die Einladung oder die Bereitstellung von Zugangsdaten zu Online-Veranstaltungen erforderlich – eine berufliche E-Mail-Adresse.

Teilnehmerlisten Zur Vorbereitung und Koordination der Veranstaltung wird eine Teilnehmerliste geführt, die Namen, Vornamen und Funktionen der angemeldeten Personen enthält. Diese Liste wird ausschließlich intern sowie an die durchführenden Trainerinnen und Trainer weitergegeben und unmittelbar nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht.

Technische Daten bei Online-Veranstaltungen Bei der Teilnahme an Online-Seminaren und Webinaren verarbeiten die eingesetzten Konferenz- und Webinar-Plattformen (ON24, Zoom, Microsoft Teams) technische Verbindungs- und Nutzungsdaten. Hierzu können insbesondere gehören: IP-Adresse, Geräteinformationen, Betriebssystemversion, Anzeigename, E-Mail-Adresse (soweit bei Anmeldung angegeben), Zeitpunkt und Dauer der Teilnahme, Interaktionen innerhalb der Veranstaltung (z. B. Abstimmungen, Fragen im Q&A, Reaktionen) sowie – soweit aktiviert – Kamera- und Mikrofonübertragungen.

Inhalte aus Online-Seminaren Sofern Sie sich in Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen einbringen, werden die von Ihnen eingegebenen Texte für die Dauer der Veranstaltung verarbeitet. Aufzeichnungen von Online-Seminaren erfolgen grundsätzlich nicht ohne vorherige Information und, soweit rechtlich erforderlich, ohne Ihre Einwilligung.
 

Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Planung und Vorbereitung der Veranstaltung
Wir verarbeiten Ihre Anmeldedaten, um die Seminarorganisation mit dem buchenden Unternehmen abzustimmen, Ihren Platz in der Veranstaltung zu sichern, die Teilnehmerliste für die durchführenden Trainerinnen und Trainer zusammenzustellen sowie – bei Online-Veranstaltungen – Zugangsdaten oder Einladungslinks zu versenden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung der vertraglichen Leistungspflichten von INSITE-Interventions GmbH gegenüber dem buchenden Kundenunternehmen, zu dem auch die ordnungsgemäße Organisation und Durchführung der angemeldeten Veranstaltung gehört.

Durchführung von Präsenzseminaren
Bei Präsenzveranstaltungen führen wir eine Anwesenheitsliste, die der Dokumentation der Teilnahme und der Sicherstellung eines geordneten Veranstaltungsablaufs dient. Ihre Daten können innerhalb der Veranstaltung für andere Teilnehmende sichtbar sein, soweit dies dem Charakter des gemeinsamen Seminars entspricht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Durchführung von Online-Seminaren und Webinaren
Bei Online-Veranstaltungen setzen wir Konferenz- und Webinar-Plattformen ein, über die die Veranstaltung technisch bereitgestellt wird. Die Plattformen verarbeiten dabei die oben genannten technischen Daten, um die Verbindung herzustellen und aufrechtzuerhalten. Ihr Anzeigename ist für andere Teilnehmende sowie für die Trainerin oder den Trainer sichtbar.

Wir weisen darauf hin, dass wir keinen vollständigen Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der Plattformanbieter haben, soweit diese Daten für eigene Zwecke verarbeiten. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Plattform.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Aufzeichnung von Veranstaltungen
Soweit eine Veranstaltung aufgezeichnet werden soll, werden Sie hierüber vorab ausdrücklich informiert. Eine Aufzeichnung, die zu Ihrer Identifikation geeignet ist, erfolgt nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung oder einer sonstigen ausdrücklichen gesetzlichen Grundlage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (soweit eine Einwilligung eingeholt wird).

Dokumentation und Vertragsabwicklung
Seminarrelevante Planungsunterlagen und die Dokumentation des Leistungsumfangs werden als Teil unserer vertraglichen Abrechnungsgrundlage gegenüber dem buchenden Unternehmen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt. Diese Unterlagen enthalten grundsätzlich keine personenbezogenen Daten der Teilnehmenden, sondern Leistungsmerkmale der Veranstaltung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
 

Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb der INSITE-Interventions GmbH haben ausschließlich Mitarbeitende der Kundenberatung Zugriff auf Ihre Anmeldedaten, soweit dies für die Seminarorganisation erforderlich ist.

Die Teilnehmerliste wird an die für Ihre Veranstaltung zuständige Trainerin bzw. den zuständigen Trainer – in der Regel eine Honorarkraft von INSITE – weitergegeben. Die Trainerin bzw. der Trainer kennt damit Ihren Namen und Ihre Funktion, um die Veranstaltung vorbereiten und durchführen zu können.

Bei Online-Veranstaltungen verarbeiten die eingesetzten Plattformanbieter Ihre Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO oder – soweit sie Daten für eigene Zwecke verarbeiten – als eigenständig Verantwortliche:

ON24 (Webinar-Plattform für Online-Seminare), Zoom Video Communications (Videokonferenzen) sowie Microsoft(Microsoft Teams für Videokonferenzen und Zusammenarbeit).

Darüber hinaus nutzen wir Tresorit für die verschlüsselte Ablage von Planungsunterlagen sowie eWorks zur internen Koordination. Beide Dienste sind im Europäischen Wirtschaftsraum ansässig und verarbeiten keine Teilnehmerdaten.

Ihr Name und Ihre Funktion sind während der Veranstaltung für andere Teilnehmende sichtbar, soweit dies dem Format der Veranstaltung entspricht.
 

Werden Daten in Drittländer übermittelt?

Für die Durchführung von Online-Veranstaltungen setzen wir Plattformanbieter ein, deren Muttergesellschaften ihren Sitz in den USA haben. In allen Fällen stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

Wenn Sie an einer ausschließlich in Präsenz stattfindenden Veranstaltung teilnehmen, findet keine Drittlandübermittlung statt.

Weitere Informationen zu den Datenschutzpraktiken der Plattformanbieter finden Sie in deren Datenschutzerklärungen:

• ON24: https://www.on24.com/privacy-policy/
• Zoom: https://explore.zoom.us/de/privacy/
• Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
   

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die frühzeitige Löschung der Teilnehmerlisten nach Abschluss der Veranstaltung ist ein bewusst gewählter Grundsatz der Datensparsamkeit. Personenbezogene Daten der Teilnehmenden werden von INSITE nicht für Zwecke aufbewahrt, die über die Veranstaltung selbst hinausgehen.
 

Welche Rechte haben Sie?

Auskunft (Art. 15 DSGVO) Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

Löschung (Art. 17 DSGVO) Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Beachten Sie, dass Teilnehmerlisten ohnehin unmittelbar nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht werden.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Soweit die Voraussetzungen vorliegen, können Sie Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.

Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen.

Widerruf einer Einwilligung Soweit eine Verarbeitung – insbesondere die Aufzeichnung einer Veranstaltung – auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte an datenschutz@insite.de.

Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren:

Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Postfach 3163, 65021 Wiesbaden https://datenschutz.hessen.de/

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder Arbeitsorts wenden.
 

Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Für die Teilnahme an einer Veranstaltung von INSITE-Interventions GmbH ist die Angabe Ihres Namens und Ihrer Funktion erforderlich, da diese Informationen für die Erstellung der Teilnehmerliste und die Vorbereitung der Veranstaltung durch die Trainerin oder den Trainer benötigt werden. Ohne diese Angaben ist eine Anmeldung und Teilnahme nicht möglich.

Bei Online-Veranstaltungen ist zudem eine gültige E-Mail-Adresse erforderlich, soweit der Zugang zur Plattform über einen personenbezogenen Einladungslink erfolgt.

Die Verarbeitung dieser Mindestangaben ist für die Erbringung der Seminarleistung unerlässlich. Darüber hinausgehende Daten werden von uns nicht erhoben.
 

Findet automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt?

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
 

Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise geben den derzeitigen Stand der Verarbeitung personenbezogener Daten wieder. Wir behalten uns vor, diese Hinweise bei Änderungen der eingesetzten Systeme, der Verarbeitungsprozesse oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Version wird auf unserer Webseite bereitgestellt.

Worum geht es in diesen Datenschutzhinweisen?

Die INSITE-Interventions GmbH betreibt im Auftrag von Kundenunternehmen ein elektronisches Hinweisgebersystem. Dieses System ermöglicht es, Hinweise auf mögliche Verstöße gegen gesetzliche Regelungen, interne Vorschriften oder ethische Grundsätze vertraulich und – soweit gewünscht – anonym zu melden.

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 und Art. 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb des Hinweisgebersystems verarbeiten.

Diese Hinweise richten sich an:

• Personen, die einen Hinweis einreichen (hinweisgebende Personen),
• Personen, die in einem Hinweis benannt werden,
• Meldestellenbeauftragte und Ansprechpersonen der Kundenunternehmen, die am Bearbeitungsprozess beteiligt sind.

Soweit Ihre Daten nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben werden – insbesondere wenn Sie in einem Hinweis benannt werden, ohne selbst eine Meldung einzureichen – gelten ergänzend die Regelungen des Art. 14 DSGVO. Bitte lesen Sie hierzu auch den gesonderten Abschnitt weiter unten.
 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

INSITE-Interventions GmbH
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: office@insite.de

Der Verantwortliche entscheidet über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten.
 

Wie erreichen Sie unsere Datenschutzbeauftragte?

Bei allen Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Deborah Schütt
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: dsb@insite.de

Sie können sich jederzeit vertraulich an unsere Datenschutzbeauftragte wenden – zum Beispiel bei Fragen zu Ihren Rechten oder wenn Sie Hinweise zum Datenschutz geben möchten.
 

Besonderheiten des Hinweisgebersystems

Vertraulichkeit
Die Identität hinweisgebender Personen wird streng vertraulich behandelt. Ihre Identität wird ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nicht an das Kundenunternehmen oder an Dritte weitergegeben, es sei denn, wir sind hierzu gesetzlich verpflichtet oder es ist zur Abwehr schwerwiegender und unmittelbarer Schäden zwingend erforderlich.

Möglichkeit zur anonymen Meldung
Das Hinweisgebersystem bietet die Möglichkeit, Hinweise anonym einzureichen. Wenn Sie anonym melden, werden keine personenbezogenen Daten zu Ihrer Identität erhoben. Bitte beachten Sie, dass eine anonyme Meldung unter Umständen die Möglichkeit zur Rückfrage und damit die Bearbeitung des Hinweises einschränken kann.

Schutz vor Repressalien
Hinweisgebende Personen, die in gutem Glauben Hinweise einreichen, sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) gesetzlich vor beruflichen und persönlichen Nachteilen geschützt.
 

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Die im Rahmen des Hinweisgebersystems verarbeiteten personenbezogenen Daten richten sich nach dem Inhalt der jeweiligen Meldung. Je nach Sachverhalt können folgende Daten betroffen sein.

Daten hinweisgebender Personen (soweit nicht anonym gemeldet wird)

• Name, Vorname
• Position oder Funktion im Unternehmen
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Alle sonstigen Angaben, die Sie im Rahmen der Meldung freiwillig mitteilen

Daten von in einem Hinweis benannten Personen

• Name, Vorname
• Position oder Funktion im Unternehmen
• Alle Informationen, die im Zusammenhang mit dem geschilderten Sachverhalt übermittelt werden

Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen eines Hinweises können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO betroffen sein. Dies kann insbesondere folgende Datenkategorien betreffen:

• Daten zur rassischen oder ethnischen Herkunft
• politische Meinungen
• religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
• Gewerkschaftszugehörigkeit
• Gesundheitsdaten
• Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung

Die Verarbeitung solcher Daten erfolgt ausschließlich in dem Umfang, der für die Bearbeitung des Hinweises erforderlich ist. Nicht entscheidungserhebliche sensible Daten werden unverzüglich gelöscht.

Technische Protokolldaten
Im Rahmen des Systembetriebs können technische Metadaten anfallen, zum Beispiel der Zeitpunkt des Einreichens einer Meldung sowie systemseitige Protokolldaten. Soweit technisch möglich, erfolgt dies ohne Zuordnung zur Person.
 

Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um eingegangene Meldungen zu empfangen, zu dokumentieren, auf Plausibilität zu prüfen und sachgerecht zu bearbeiten. Hierzu gehört auch die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person, sofern diese nicht anonym gemeldet hat.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung im Rahmen der Dienstleistungserbringung für das Kundenunternehmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 12 HinSchG (Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb einer Meldestelle)
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO für besondere Kategorien personenbezogener Daten, soweit diese von der hinweisgebenden Person freiwillig übermittelt werden

Weitergabe an das Kundenunternehmen und Ermittlung
Soweit ein Hinweis einer weiteren Aufklärung bedarf, werden die für die Bearbeitung erforderlichen Informationen an die zuständigen Stellen des Kundenunternehmens oder beauftragte externe Stellen weitergegeben. Die Identität der hinweisgebenden Person wird dabei grundsätzlich nicht offengelegt.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit HinSchG
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der ordnungsgemäßen Aufklärung von Regelverstößen sowie dem Schutz des Kundenunternehmens und Dritter vor Schäden.

Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten
Das HinSchG verpflichtet uns zur Dokumentation eingegangener Meldungen sowie zu deren Aufbewahrung für eine gesetzlich festgelegte Mindestdauer.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 11 HinSchG

Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb der INSITE-Interventions GmbH haben ausschließlich die Meldestellenbeauftragten Zugriff auf die Inhalte eingegangener Hinweise. Der Zugriff ist strikt auf den für die Fallbearbeitung notwendigen Personenkreis begrenzt.

Externe Empfänger können je nach Einzelfall sein:

LegalInnovate Technologies GmbH, An der Niers 6, 47608 Geldern – als technischer Betreiber der Hinweisgebersoftware DPMS (Data Protection Management System); es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Tresorit – als verschlüsselter Cloud-Speicherdienst für die sichere Ablage fallbezogener Unterlagen; es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Zuständige Stellen des Kundenunternehmens – soweit dies für die Bearbeitung des Hinweises erforderlich ist und die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person gewahrt werden kann.

Externe Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte – soweit rechtliche Beratung oder Vertretung im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt erforderlich ist.

Ermittlungsbehörden und Strafverfolgungsbehörden – soweit eine gesetzliche Meldepflicht besteht oder zur Abwehr einer unmittelbaren und erheblichen Gefahr.

Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nicht.
 

Werden personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ist im Rahmen des Hinweisgebersystems grundsätzlich nicht vorgesehen. Die eingesetzten Dienstleister verarbeiten Daten ausschließlich innerhalb der EU.
 

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Meldungen sowie die damit in Zusammenhang stehenden personenbezogenen Daten werden nach Abschluss des Verfahrens grundsätzlich für drei Jahre aufbewahrt. Dies entspricht der gesetzlichen Mindestaufbewahrungsfrist gemäß § 11 Abs. 5 HinSchG.

Soweit ein Fall Gegenstand rechtlicher Auseinandersetzungen ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung erfordern, kann die Aufbewahrungsdauer auf bis zu zehn Jahre verlängert werden.

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht oder vollständig anonymisiert.
 

Besonderer Hinweis für Personen, die in einem Hinweis benannt werden (Art. 14 DSGVO)

Wenn Sie in einem eingegangenen Hinweis als Person benannt werden, ohne selbst eine Meldung eingereicht zu haben, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht direkt bei Ihnen, sondern durch die hinweisgebende Person erhoben. In diesem Fall informieren wir Sie gemäß Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer Daten.

Einschränkung der Informationspflicht
Unter den Voraussetzungen des § 29 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Verbindung mit Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO sowie den Regelungen des HinSchG kann die Information über die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt oder vorübergehend zurückgestellt werden, soweit eine frühzeitige Information die Aufklärung des Sachverhalts gefährden oder die Vertraulichkeit und den Schutz der hinweisgebenden Person beeinträchtigen würde.

Sobald dies ohne Gefährdung des Ermittlungszwecks oder der hinweisgebenden Person möglich ist, werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten informiert.
 

Welche Rechte haben Sie?

Die DSGVO räumt Ihnen verschiedene Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein.

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten und – falls ja – welche Daten dies sind, zu welchen Zwecken, für welche Dauer und an wen diese gegebenenfalls weitergegeben wurden.

Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

Löschung (Art. 17 DSGVO)
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, insbesondere wenn die Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr erforderlich sind oder die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass Ihre Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht und automatisiert erfolgt, können Sie verlangen, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Wir werden die Verarbeitung dann einstellen, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe entgegenstehen.

Widerruf einer Einwilligung
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Einschränkungen im Kontext des Hinweisgebersystems
Im Zusammenhang mit laufenden Verfahren können einzelne Rechte – insbesondere das Auskunftsrecht – gemäß § 29 BDSG vorübergehend eingeschränkt sein, wenn ihre Ausübung die Aufklärung des gemeldeten Sachverhalts gefährden oder die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person beeinträchtigen würde. In diesem Fall werden wir Sie über die Gründe der Einschränkung informieren, soweit dies ohne Gefährdung des Verfahrenszwecks möglich ist. Nach Abschluss des Verfahrens stehen Ihnen alle Rechte uneingeschränkt zu.

Beschwerderecht
Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Die für die INSITE-Interventions GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI)
Postfach 3163
65021 Wiesbaden

Telefon: +49 611 1408-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Website: https://datenschutz.hessen.de

Sie können sich auch an die Datenschutzaufsichtsbehörde an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort wenden.
 

Sind Sie zur Bereitstellung personenbezogener Daten verpflichtet?

Die Nutzung des Hinweisgebersystems ist freiwillig. Sie sind nicht verpflichtet, eine Meldung einzureichen.
Das System bietet die Möglichkeit zur anonymen Meldung. Wenn Sie sich entscheiden, anonym zu melden, ist die Angabe personenbezogener Daten zu Ihrer Identität nicht erforderlich.

Wenn Sie eine namentliche Meldung einreichen, ist die Angabe Ihrer Kontaktdaten freiwillig, ermöglicht jedoch eine Rückfrage zur Sachverhaltsaufklärung. Ohne die inhaltliche Beschreibung des gemeldeten Sachverhalts ist eine sachgerechte Bearbeitung der Meldung nicht möglich.
 

Finden automatisierte Entscheidungen oder Profiling statt?

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen des Hinweisgebersystems nicht statt. Alle eingegangenen Meldungen werden durch die zuständigen Meldestellenbeauftragten manuell geprüft und bearbeitet.
 

Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise geben den derzeitigen Stand der Verarbeitung personenbezogener Daten im Hinweisgebersystem der INSITE-Interventions GmbH wieder.

Änderungen gesetzlicher Anforderungen, eingesetzter Systeme oder interner Prozesse können eine Anpassung dieser Hinweise erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Version wird auf unserer Webseite unter www.insite.de/datenschutz bereitgestellt.

Worum geht es in diesen Datenschutzhinweisen?

Die INSITE-Interventions GmbH erbringt Beratungsdienstleistungen für Unternehmen und Organisationen. Im Rahmen dieser Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir personenbezogene Daten der natürlichen Personen, die als Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner auf Kundenseite mit uns in Kontakt stehen – von der ersten Anfrage bis zur Beendigung der Zusammenarbeit und darüber hinaus.

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt, an wen Daten weitergegeben werden, wie lange wir Ihre Daten speichern und welche Rechte Ihnen als betroffener Person zustehen.

Diese Datenschutzhinweise gelten für alle Personen, die als Ansprechpartnerinnen oder Ansprechpartner eines Kundenunternehmens im Zusammenhang mit unserer Dienstleistungsbeziehung mit uns in Kontakt stehen – unabhängig davon, ob bereits ein Vertrag besteht oder ob die Kontaktaufnahme im Rahmen der Akquisephase erfolgt.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten nicht direkt bei Ihnen erhoben haben – beispielsweise wenn Ihre Kontaktdaten im Rahmen unserer aktiven Kundenansprache über öffentlich zugängliche Quellen recherchiert wurden –, erfolgt die Information gemäß Art. 14 DSGVO. Dies wird in den jeweiligen Abschnitten kenntlich gemacht.
 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

INSITE-Interventions GmbH
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: office@insite.de
 

Wie erreichen Sie unsere Datenschutzbeauftragte?

Bei allen Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Deborah Schütt
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: dsb@insite.de
 

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Die von uns verarbeiteten Daten hängen von der jeweiligen Phase der Geschäftsbeziehung und dem konkreten Verwendungszweck ab. Wir verarbeiten ausschließlich die für die jeweiligen Zwecke erforderlichen Daten.

• Stamm- und Kontaktdaten Vor- und Nachname, berufliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Position und Funktion im Unternehmen sowie die Unternehmensanschrift.
• Vertragsdaten Angaben zum Leistungsumfang, zu vereinbarten Konditionen, zur Vertragslaufzeit sowie zu etwaigen Zusatz- und Änderungsvereinbarungen.
• Abrechnungs- und Kontodaten Rechnungsadresse, Bankverbindung oder sonstige Zahlungsinformationen, soweit diese für die Rechnungslegung und Zahlungsabwicklung erforderlich sind.
• CRM- und Akquisitionsdaten Gesprächsnotizen, Angebotsdaten, Aktivitäten im Rahmen des Vertriebsprozesses sowie dokumentierte Kundeninteraktionen.
• Kommunikationsdaten Inhalte und Metadaten aus E-Mails, Telefonaten sowie schriftlicher Korrespondenz, die im Rahmen der Geschäftsbeziehung entstehen.
• Meeting- und Konferenzadaten Beim Einsatz von Online-Konferenz-Tools (Microsoft Teams, Zoom) verarbeiten wir in Abhängigkeit von Ihrer Nutzung insbesondere E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, Dauer und Zeitpunkt der Teilnahme, Metadaten der Verbindung sowie – sofern aktiviert – Bild- und Tonübertragungen.
• Kundendashboard-Zugangsdaten Sofern Sie Zugang zu unserem Kundendashboard erhalten, werden Ihre Zugangsdaten sowie Ihre Nutzungsaktivitäten innerhalb des Portals verarbeitet.
• Bilddaten Soweit Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, als Referenzperson auf unserer Webseite oder in unseren Social-Media-Kanälen aufgeführt zu werden, verarbeiten wir Name, Vorname, Funktion, berufliche Kontaktdaten sowie ein Profilfoto.
   

Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Akquise und Angebotserstellung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um potenzielle Kundinnen und Kunden anzusprechen, auf eingehende Anfragen zu reagieren, Angebote zu erstellen und den Akquisitionsprozess zu dokumentieren.

Soweit Sie aktiv Kontakt zu uns aufgenommen oder auf eine unserer Anfragen reagiert haben, werden Ihre Daten direkt bei Ihnen erhoben (Art. 13 DSGVO). Soweit wir Ihre Kontaktdaten im Rahmen unserer aktiven Kundenansprache aus öffentlich zugänglichen Quellen – beispielsweise der Unternehmenswebseite, Fachverzeichnissen oder beruflichen Netzwerken – ermittelt haben, erfolgt die Erhebung nicht direkt bei Ihnen (Art. 14 DSGVO). Wir informieren Sie in diesem Fall spätestens beim ersten direkten Kontakt über die Verarbeitung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Daten, die im Zusammenhang mit einer konkreten Anfrage oder Angebotsbearbeitung verarbeitet werden; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die proaktive Kontaktaufnahme. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Gewinnung neuer Geschäftskundinnen und -kunden sowie der Dokumentation unserer Vertriebsaktivitäten.

Vertragsschluss und Vertragsmanagement
Zum Abschluss und zur Verwaltung von Dienstleistungsverträgen verarbeiten wir die für die vertragliche Grundlage unserer Geschäftsbeziehung erforderlichen Daten. Dies umfasst die Erstellung und Unterzeichnung von Verträgen und Zusatzvereinbarungen, die Verwaltung und Aktualisierung von Vertragsdaten sowie die Weiterleitung vertragsrelevanter Unterlagen an die beteiligten internen Bereiche (Kundenberatung, Finance, Office).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Laufende Kundenbetreuung
Im Rahmen der aktiven Geschäftsbeziehung verarbeiten wir personenbezogene Daten, um die vereinbarten Leistungen erbringen und die Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen koordinieren zu können. Dies umfasst insbesondere die Kommunikation zu Leistungsinhalten und Programm-Updates, die Koordination von Einsätzen und Terminen, den Support bei Anfragen sowie die Pflege der Geschäftsbeziehung durch unser Beratungsteam.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Reporting
Wir erstellen jährliche Nutzungsberichte zu den von Ihrem Unternehmen gebuchten Beratungsleistungen und übermitteln diese an die zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner. Die dabei verarbeiteten Daten umfassen Ihre Kontaktdaten sowie die Kontaktdaten der für Sie zuständigen Kundenberaterinnen und Kundenberater.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kundendashboard
Wir stellen Ihnen auf Wunsch Zugang zu unserem Kundendashboard zur Verfügung. Über das Portal können Sie Materialien und Reports abrufen. Zur Bereitstellung und zum Betrieb des Dashboards verarbeiten wir Ihre Zugangsdaten sowie Informationen zu Ihrer Nutzung des Portals.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Online-Meetings und Videokonferenzen
Für die Kommunikation mit Ihnen nutzen wir Online-Konferenz-Tools, insbesondere Microsoft Teams und Zoom. Beim Einsatz dieser Tools werden personenbezogene Daten durch uns und den jeweiligen Anbieter verarbeitet. Der Umfang der Verarbeitung richtet sich nach den Daten, die Sie zur Teilnahme bereitstellen, sowie nach den genutzten Funktionen.

Bitte beachten Sie, dass wir auf die eigenständige Datenverarbeitung der Anbieter dieser Tools keinen vollständigen Einfluss haben. Gesprächsinhalte werden grundsätzlich nicht aufgezeichnet, sofern nicht im Einzelfall eine gesonderte Rechtsgrundlage oder Einwilligung besteht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Meetings im Rahmen der Vertragsbeziehung; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für allgemeine Kommunikation. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten und zuverlässigen Geschäftskommunikation.

Fakturierung und Rechnungswesen
Zur Ausstellung von Rechnungen, zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs und zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Verpflichtungen verarbeiten wir die erforderlichen Abrechnungs- und Kontodaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO.

Referenzen
Soweit Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, führen wir Sie als Referenzperson auf unserer Unternehmenswebseite und gegebenenfalls auf unseren Social-Media-Kanälen (LinkedIn, Instagram). Dies umfasst die Veröffentlichung Ihres Namens, Ihrer Funktion sowie eines Profilfotos und – nach Absprache – beruflicher Kontaktdaten. Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Wenden Sie sich dazu bitte an datenschutz@insite.de.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Beschwerdemanagement
Eingehende Beschwerden bearbeiten wir, um Ihre Anliegen sachgerecht zu klären und unsere Leistungsqualität kontinuierlich zu verbessern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Qualitätssicherung und der vertragstreuen Leistungserbringung.

Archivierung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten
Zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten sowie zur Nachweissicherung bei etwaigen rechtlichen Auseinandersetzungen archivieren wir vertragsrelevante Unterlagen und Korrespondenz über die Dauer der aktiven Geschäftsbeziehung hinaus.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Rechtssicherung und der Erfüllung branchenüblicher Dokumentationspflichten.
 

Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb der INSITE-Interventions GmbH haben ausschließlich diejenigen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Dies gilt insbesondere für Mitarbeitende aus den Bereichen Vertrieb, Kundenberatung, Finance, Office sowie – soweit erforderlich – für Geschäftsführung und Prokura.

Darüber hinaus setzen wir externe Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO):

Pipedrive (CRM-System zur Verwaltung von Kundenbeziehungen und Vertriebsaktivitäten), Tresorit (verschlüsselter Cloud-Speicher für Vertrags- und Kundendokumente), DocuSign (Plattform für die elektronische Vertragsunterzeichnung), Microsoft (Microsoft 365 einschließlich Teams für Kommunikation und Zusammenarbeit), Zoom (Videokonferenzen), Lexware (Buchhaltung und Rechnungslegung), eWorks (Koordinationsplattform), hatch (technische Bereitstellung des Kundendashboards) sowie gegebenenfalls LinkedIn und Instagram (sofern Sie als Referenzperson Ihre Einwilligung erteilt haben).

Alle eingesetzten Auftragsverarbeiter werden vertraglich verpflichtet und regelmäßig auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen überprüft.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Behörden oder sonstige Dritte erfolgt nur, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.
 

Werden Daten in Drittländer übermittelt?

Für den Betrieb unserer Geschäftsprozesse setzen wir verschiedene Dienstleister ein, deren Muttergesellschaften oder Infrastrukturen ihren Sitz in den USA haben. In allen Fällen stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

Alle übrigen eingesetzten Systeme verarbeiten Daten innerhalb der Europäischen Union. Wenn Sie nähere Informationen zu den eingesetzten Garantien erhalten möchten, wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte.
 

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

In Einzelfällen können sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben, wenn gesetzliche Verpflichtungen oder anhängige rechtliche Auseinandersetzungen dies erfordern. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden Ihre Daten gelöscht oder, sofern eine vollständige Löschung technisch nicht sofort möglich ist, für die weitere Verarbeitung gesperrt.
 

Welche Rechte haben Sie?

Auskunft (Art. 15 DSGVO) Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Verarbeitungszwecke, Empfänger, Speicherdauer und Ihre weiteren Rechte verlangen.

Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

Löschung (Art. 17 DSGVO) Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, können Sie Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.

Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir werden die Verarbeitung dann einstellen, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe entgegenstehen.

Widerruf einer Einwilligung Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht – insbesondere für die Nutzung als Referenzperson –, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren:

Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Postfach 3163, 65021 Wiesbaden https://datenschutz.hessen.de/

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder Arbeitsorts wenden.
 

Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Für die Anbahnung und Durchführung einer Geschäftsbeziehung benötigen wir bestimmte personenbezogene Daten. Die Bereitstellung Ihrer Kontaktdaten, Ihrer Funktion und – soweit vertraglich vereinbart – Ihrer Zahlungsdaten ist Voraussetzung für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrages. Ohne diese Daten können wir eine Geschäftsbeziehung regelmäßig nicht begründen oder fortführen.

Soweit einzelne Angaben freiwillig erfolgen – insbesondere die Einwilligung zur Nutzung als Referenzperson –, entstehen Ihnen aus einer Nichtbereitstellung keine Nachteile für die Vertragsbeziehung.
 

Findet automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt?

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung nicht statt. Entscheidungen im Zusammenhang mit der Begründung, Durchführung oder Beendigung der Zusammenarbeit werden stets durch Personen getroffen.
 

Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise geben den derzeitigen Stand der Verarbeitung personenbezogener Daten wieder. Wir behalten uns vor, diese Hinweise bei Änderungen der eingesetzten Systeme, der Verarbeitungsprozesse oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Version wird auf unserer Webseite bereitgestellt.

Worum geht es in diesen Datenschutzhinweisen?

Die INSITE-Interventions GmbH arbeitet für die Erbringung ihrer Beratungsleistungen mit Honorarkräften zusammen. Im Rahmen dieser Kooperation verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erhalten oder die im Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit für uns entstehen.

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 und Art. 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken wir diese verarbeiten, auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt, an wen Daten weitergegeben werden können, wie lange wir personenbezogene Daten speichern und welche Rechte Ihnen als betroffener Person zustehen.

Diese Datenschutzhinweise gelten für alle Honorarkräfte der INSITE-Interventions GmbH. Sie gelten ab dem ersten Kontakt im Rahmen der Anbahnung einer Kooperation und umfassen die gesamte Dauer der Zusammenarbeit bis zu ihrer Beendigung sowie darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Soweit wir personenbezogene Daten nicht direkt bei Ihnen, sondern aus öffentlich zugänglichen Quellen erheben – insbesondere bei der aktiven Suche nach geeigneten Honorarkräften –, erfolgt die Information nach Art. 14 DSGVO. Dies wird in den jeweiligen Abschnitten gesondert kenntlich gemacht.
 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

INSITE-Interventions GmbH
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: office@insite.de
 

Wie erreichen Sie unsere Datenschutzbeauftragte?

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Deborah Schütt
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: dsb@insite.de

Sie können sich jederzeit vertraulich an unsere Datenschutzbeauftragte wenden – beispielsweise bei Fragen zu Ihren Rechten oder wenn Sie Hinweise zum Datenschutz geben möchten.
 

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten hängen davon ab, in welcher Phase der Kooperation sie anfallen und welche Daten für die jeweiligen Zwecke erforderlich sind.

• Kontakt- und Stammdaten Vor- und Nachname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie ggf. Geschäftsadresse, Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Bankverbindung für die Honorarabwicklung.
• Qualifikationsdaten Berufliche Ausbildung und Abschlüsse, Zertifizierungen, Fachschwerpunkte, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse, Führerschein sowie weitere Nachweise, die für die Kooperation mit INSITE relevant sind.
• Vertragsdaten Kooperationsvertrag, Leistungsbeschreibung, vereinbartes Honorar, Abrechnungsdaten, Nachweise über erbrachte Leistungen sowie Unterlagen zu Vertragsänderungen und -beendigung.
• Einsatz- und Koordinationsdaten Verfügbarkeiten, Einsatzzeiten, Standortinformationen, Aufträge und deren Abwicklung, Qualitätsfeedback sowie Informationen im Zusammenhang mit der operativen Zusammenarbeit.
• Kommunikationsdaten Inhalte und Metadaten aus E-Mails, Telefonaten und weiteren Kommunikationskanälen, die im Rahmen der Kooperation entstehen.
• IT-Zugangsdaten Benutzerkonto, Zugriffsberechtigungen sowie Protokolldaten, soweit wir Ihnen Zugang zu unseren IT-Systemen gewähren.
• Präsenz auf unserer Unternehmenswebseite Soweit Sie mit Foto, Name und Qualifikation auf unserer Webseite präsentiert werden, verarbeiten wir die hierfür bereitgestellten Daten, insbesondere Name, Vorname, Bild, berufliche Qualifikation und Kontaktdaten.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten In bestimmten Phasen der Kooperation können besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO anfallen. Dies betrifft insbesondere Gesundheitsdaten, soweit Sie uns diese im Zusammenhang mit Ihrer Verfügbarkeit oder dem Nachweis berufsrelevanter Qualifikationen mitteilen, sowie Angaben zu rassischer und ethnischer Herkunft oder religiösen und weltanschaulichen Überzeugungen, soweit diese im Rahmen von Qualifikationsnachweisen oder der fachlichen Eignung relevant werden. Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden ausschließlich verarbeitet, soweit dies gesetzlich zulässig ist und nur durch hierzu ausdrücklich berechtigte Personen.
 

Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Anbahnung der Kooperation
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um geeignete Honorarkräfte für die Zusammenarbeit mit INSITE zu finden und anzusprechen sowie um eingehende Anfragen von Interessierten zu bearbeiten.

Soweit Sie sich aktiv bei uns bewerben oder auf eine Ausschreibung reagieren, erheben wir Ihre Daten direkt bei Ihnen (Art. 13 DSGVO). Zu den verarbeiteten Daten gehören insbesondere Kontaktdaten, Qualifikationsnachweise und Angaben zur fachlichen Eignung.

Soweit wir im Rahmen der aktiven Suche auf öffentlich zugängliche Informationen – beispielsweise Ihre Webseite, Berufsprofile oder Fachverzeichnisse – zurückgreifen, werden diese Daten nicht direkt bei Ihnen erhoben (Art. 14 DSGVO). Quelle der Daten sind in diesem Fall die von Ihnen selbst veröffentlichten Informationen auf öffentlich einsehbaren Plattformen. Verarbeitet werden insbesondere Kontaktdaten, Angaben zur Qualifikation sowie weitere berufsbezogene Informationen.
 

Nicht ausgewählte Interessierte werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens, spätestens nach sechs Monaten, aus unseren Systemen gelöscht, sofern keine gesonderte Einwilligung zur Aufnahme in einen Bewerberpool vorliegt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die aktive Recherche aus öffentlich zugänglichen Quellen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Gewinnung qualifizierter Honorarkräfte für unsere Beratungsleistungen.

Bewerberpool
Soweit Sie uns Ihre Einwilligung erteilen, nehmen wir Ihre Daten in unseren Bewerberpool auf und kontaktieren Sie ggf. bei zukünftigen Anfragen. Die Aufbewahrung im Bewerberpool erfolgt bei Festanstellungsinteressen für bis zu zwölf Monate, bei Honorarkooperationen für bis zu 36 Monate nach Erteilung der Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Vertragsabschluss und Vertragsmanagement
Zum Abschluss und zur Verwaltung des Kooperationsvertrages verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für die vertragliche Grundlage unserer Zusammenarbeit erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere den Vertragsabschluss und die Unterzeichnung über DocuSign, die Verwaltung und Aktualisierung von Vertragsdaten, die Honorarabrechnung und Zahlungsabwicklung, die Dokumentation von Qualifikationsnachweisen sowie die Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Verpflichtungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Verpflichtungen; Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Kooperation verarbeitet werden.

Aktive Kooperation und Einsatzplanung
Während der aktiven Kooperationsphase verarbeiten wir personenbezogene Daten, um die Leistungserbringung zu koordinieren und die Qualität unserer Beratungsleistungen sicherzustellen. Dies umfasst insbesondere die Einsatzplanung und Koordination von Aufträgen, die Kommunikation im Zusammenhang mit einzelnen Einsätzen, die Dokumentation der erbrachten Leistungen, die Erfassung von Feedback zu Beratungsleistungen sowie die Abwicklung von Auftragsanfragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten anfallen.

Datenschutz- und Informationssicherheitsschulungen
Alle Honorarkräfte, die für INSITE tätig sind, nehmen an verpflichtenden Datenschutz- und Informationssicherheitsschulungen teil. Im Rahmen dieser Maßnahmen verarbeiten wir Teilnahmedaten und Schulungsnachweise.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Durchführung von Sensibilisierungsmaßnahmen ist Bestandteil unserer gesetzlichen und vertraglichen Datenschutzpflichten.

IT-Systeme und Zugangsverwaltung
Soweit wir Ihnen Zugang zu unseren IT-Systemen gewähren, verarbeiten wir die für die Einrichtung und Verwaltung von Benutzerkonten erforderlichen Daten sowie Protokolldaten im Zusammenhang mit der Nutzung dieser Systeme. Die Verarbeitung dient ausschließlich der Sicherstellung eines sicheren und ordnungsgemäßen IT-Betriebs. Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet hierdurch grundsätzlich nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Gewährleistung der Informationssicherheit sowie dem Schutz unserer Systeme und der uns anvertrauten Klientendaten.

Präsenz auf unserer Unternehmenswebseite
Soweit wir Sie mit Ihren beruflichen Informationen auf unserer Webseite präsentieren, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage Ihrer zuvor erteilten Einwilligung. Die Veröffentlichung umfasst in der Regel Name, Qualifikation, fachliche Schwerpunkte und ein Profilfoto. Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Im Falle eines Widerrufs oder der Beendigung der Kooperation wird Ihre Webseitenpräsenz unverzüglich entfernt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Erstellung und Veröffentlichung von Fotos und Videos
Im Rahmen von Veranstaltungen, Schulungen oder der Unternehmenskommunikation können Foto-, Ton- oder Videoaufnahmen erstellt werden, auf denen Sie zu sehen sind. Eine Veröffentlichung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Eine einmal erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte an datenschutz@insite.de.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Beendigung der Kooperation
Bei Beendigung der Zusammenarbeit verarbeiten wir personenbezogene Daten, um die formale Auflösung des Kooperationsverhältnisses ordnungsgemäß abzuwickeln. Dies umfasst die Sperrung von IT-Systemzugängen, die Entfernung Ihrer Webseitenpräsenz, die abschließende Honorarabrechnung sowie die Archivierung gesetzlich aufzubewahrender Unterlagen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und Datenschutz
Zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen verarbeiten wir personenbezogene Daten auch im Zusammenhang mit der Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen sowie weiterer gesetzlicher Nachweispflichten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Einhaltung und dem Nachweis datenschutzrechtlicher Anforderungen.
 

Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb der INSITE-Interventions GmbH erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Dabei gilt das Need-to-know-Prinzip. Empfänger innerhalb unseres Unternehmens können insbesondere sein: Beratermanagement, Leitung Interventions, Team- und Bereichsleitung, Kundenberatung, Personalmanagement, Geschäftsführung, IT-Sicherheitsbeauftragter sowie Mitarbeitende des Klientenservice, soweit dies für die Koordination einzelner Einsätze erforderlich ist.

Darüber hinaus setzen wir externe Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO). Hierzu zählen insbesondere:

Tresorit (verschlüsselter Cloud-Speicher für Vertragsdokumente und Personalunterlagen), DocuSign (elektronische Vertragsunterzeichnung), eWorks (Planungs- und Koordinationssystem für Honorarkräfte und Einsätze) sowie der von uns beauftragte Call-Center-Dienstleister, soweit Honorarkräfte in Einsätze eingebunden sind, die über das Call Center koordiniert werden.

Alle eingesetzten Auftragsverarbeiter werden sorgfältig ausgewählt, vertraglich verpflichtet und regelmäßig auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen überprüft.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Behörden oder andere öffentliche Stellen erfolgt nur, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.
 

Werden personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt?

Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

Für einzelne Dienstleistungen setzen wir Anbieter ein, deren Systeme eine Datenübermittlung in Drittstaaten ermöglichen können. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

Für die elektronische Vertragsunterzeichnung nutzen wir DocuSign. DocuSign ist in den USA ansässig; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework sowie auf Basis von Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

Wenn Sie nähere Informationen zu den eingesetzten Garantien erhalten möchten, wenden Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte.
 

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

In Einzelfällen können sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben, wenn gesetzliche Verpflichtungen oder anhängige rechtliche Auseinandersetzungen dies erfordern.
 

Welche Rechte haben Sie?

Die DSGVO räumt Ihnen verschiedene Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein.

Auskunft (Art. 15 DSGVO) Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten, sowie Informationen über Verarbeitungszwecke, Empfänger, Speicherdauer und Ihre weiteren Rechte.

Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sollten personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen.

Löschung (Art. 17 DSGVO) Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen – beispielsweise wenn die Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr erforderlich sind oder Sie eine Einwilligung widerrufen haben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, können Sie Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übertragung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Wir werden die Verarbeitung einstellen, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe entgegenstehen.

Widerruf einer Einwilligung Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für INSITE-Interventions GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Postfach 3163, 65021 Wiesbaden https://datenschutz.hessen.de/

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder Geschäftssitzes wenden.
 

Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Für den Abschluss und die Durchführung des Kooperationsvertrages benötigen wir verschiedene personenbezogene Daten. Die Bereitstellung dieser Daten ist Voraussetzung für den Abschluss und die Durchführung der Kooperation. Ohne diese Daten können wir eine Zusammenarbeit regelmäßig nicht begründen oder fortführen.

Dies betrifft insbesondere Kontakt- und Stammdaten, Qualifikationsnachweise, Steuer- und Bankdaten sowie weitere Informationen, die für die Abwicklung der vertraglichen Beziehung erforderlich sind.

Soweit einzelne Angaben freiwillig erfolgen – insbesondere auf Grundlage einer Einwilligung, beispielsweise für die Aufnahme in unseren Bewerberpool, die Präsenz auf unserer Webseite oder die Veröffentlichung von Fotos –, entstehen Ihnen aus einer Nichtbereitstellung dieser Daten keine Nachteile für die Durchführung der Kooperation.
 

Findet automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt?

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen der Kooperation grundsätzlich nicht statt. Entscheidungen über die Aufnahme und Fortsetzung einer Zusammenarbeit werden stets durch Personen getroffen.

Sollten künftig Verfahren eingesetzt werden, die eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO beinhalten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.
 

Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise geben den derzeitigen Stand der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der INSITE-Interventions GmbH wieder. Bei Änderungen werden wir diese Hinweise aktualisieren und die neue Version bekanntgeben.

Worum geht es in diesen Datenschutzhinweisen?

Die INSITE-Interventions GmbH arbeitet mit einer Vielzahl von Lieferanten und Dienstleistern zusammen, um ihren Geschäftsbetrieb sicherzustellen. Im Rahmen dieser Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir personenbezogene Daten der bei unseren Lieferanten und Dienstleistern tätigen Kontaktpersonen – etwa von Ansprechpartner:innen in der Auftragsabwicklung, im Vertrieb oder in der Rechnungsstellung.

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 und Art. 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken wir diese verarbeiten, auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt, an wen Daten weitergegeben werden können, wie lange wir personenbezogene Daten speichern und welche Rechte Ihnen als betroffener Person zustehen.

Soweit Sie uns Ihre Kontaktdaten im Rahmen der Geschäftsbeziehung selbst mitteilen – beispielsweise bei der Vertragsanbahnung, auf Rechnungen oder in der laufenden Korrespondenz –, erheben wir Ihre Daten direkt bei Ihnen (Art. 13 DSGVO). Soweit wir Ihre Kontaktdaten stattdessen von Ihrem Arbeitgeber oder aus öffentlich zugänglichen Geschäftsunterlagen erhalten, ohne dass Sie uns diese selbst mitgeteilt haben, erfolgt die Information nach Art. 14 DSGVO. In diesem Fall stammen die Daten aus den Geschäftsunterlagen und der Korrespondenz im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihrem Arbeitgeber.
 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

INSITE-Interventions GmbH
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: office@insite.de
 

Wie erreichen Sie unsere Datenschutzbeauftragte?

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Deborah Schütt
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: dsb@insite.de

Sie können sich jederzeit vertraulich an unsere Datenschutzbeauftragte wenden – beispielsweise bei Fragen zu Ihren Rechten oder wenn Sie Hinweise zum Datenschutz geben möchten.
 

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihrem Unternehmen verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten zu Ihrer Person.

Kontaktdaten Name, Vorname, berufliche Anschrift, berufliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls private Kontaktdaten, soweit Sie uns diese mitteilen.

Funktionsdaten Ihre Funktion oder Position bei Ihrem Arbeitgeber, soweit diese für die Geschäftsbeziehung relevant ist.

Vertrags- und Abrechnungsdaten Angaben aus Verträgen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, einschließlich Kontodaten, soweit diese im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung erforderlich sind.

Kommunikationsdaten Inhalte und Metadaten aus der geschäftlichen Korrespondenz, die im Rahmen der Zusammenarbeit entstehen.
 

Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Vertragsanbahnung und Vertragsabwicklung
Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten, um die Geschäftsbeziehung mit Ihrem Unternehmen anzubahnen, Verträge zu schließen und die laufende Zusammenarbeit zu koordinieren. Dies umfasst insbesondere die Kommunikation im Rahmen von Angeboten, Bestellungen und Auftragsabwicklung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Aufrechterhaltung und Abwicklung unserer Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten und Dienstleistern.

Rechnungseingang und Zahlungsabwicklung
Wir verarbeiten Ihre Kontakt- und Abrechnungsdaten, um Eingangsrechnungen zu bearbeiten, Zahlungen zu veranlassen und die damit verbundenen buchhalterischen Vorgänge durchzuführen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsabwicklung; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

Finanzbuchhaltung und Controlling
Ihre Daten werden im Rahmen der Finanzbuchhaltung erfasst, um Ausgaben zu dokumentieren und die wirtschaftliche Steuerung des Unternehmens sicherzustellen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO.
 

Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb der INSITE-Interventions GmbH erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Dabei gilt das Need-to-know-Prinzip. Empfänger innerhalb unseres Unternehmens können insbesondere sein: Finance, Geschäftsführung, Officemanagement sowie die jeweils fachlich zuständige Team- oder Bereichsleitung.

Darüber hinaus setzen wir externe Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO) oder die im Rahmen eigenständiger rechtlicher Verpflichtungen Daten erhalten. Hierzu zählen insbesondere:

Asklepios Business Service GmbH (Unterstützung der Finanzbuchhaltung), Lexware (Rechnungswesen und Fakturierungssoftware) sowie unser Steuerbüro (steuerliche Beratung und Abwicklung über DATEV).

Alle eingesetzten Auftragsverarbeiter werden sorgfältig ausgewählt, vertraglich verpflichtet und regelmäßig auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen überprüft.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Behörden oder andere öffentliche Stellen erfolgt nur, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.
 

Werden personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt?

Im Rahmen dieser Verarbeitungstätigkeit findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums statt. Alle beteiligten Dienstleister verarbeiten Ihre Daten innerhalb der EU.
 

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

In Einzelfällen können sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben, wenn gesetzliche Verpflichtungen oder anhängige rechtliche Auseinandersetzungen dies erfordern.
 

Welche Rechte haben Sie?

Die DSGVO räumt Ihnen verschiedene Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein.

Auskunft (Art. 15 DSGVO) Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten, sowie Informationen über Verarbeitungszwecke, Empfänger, Speicherdauer und Ihre weiteren Rechte.

Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sollten personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen.

Löschung (Art. 17 DSGVO) Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, können Sie Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übertragung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Wir werden die Verarbeitung einstellen, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe entgegenstehen.

Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für INSITE-Interventions GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit · Postfach 3163 · 65021 Wiesbaden · https://datenschutz.hessen.de/

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder Geschäftssitzes wenden.
 

Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Für die Anbahnung und Durchführung der Geschäftsbeziehung zwischen Ihrem Unternehmen und der INSITE-Interventions GmbH benötigen wir bestimmte Kontakt- und Abrechnungsdaten. Ohne diese Angaben können wir eine Zusammenarbeit regelmäßig nicht begründen oder ordnungsgemäß abwickeln, insbesondere im Hinblick auf die Bearbeitung von Rechnungen und die Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten.
 

Findet automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt?

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen dieser Verarbeitungstätigkeit nicht statt.
 

Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise geben den derzeitigen Stand der Verarbeitung personenbezogener Daten von Kontaktpersonen bei Lieferanten und Dienstleistern der INSITE-Interventions GmbH wieder. Bei Änderungen werden wir diese Hinweise aktualisieren und die neue Version bekanntgeben.

Worum geht es in diesen Datenschutzhinweisen?

Die INSITE-Interventions GmbH betreibt ein systematisches Qualitätsmanagement mit dem Ziel, ihre Dienstleistungen kontinuierlich weiterzuentwickeln und die Einhaltung der für sie geltenden Standards sicherzustellen. Im Rahmen dieser Aktivitäten verarbeiten wir personenbezogene Daten von Personen, die an Qualitätssicherungsprozessen beteiligt sind oder diese auslösen.

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang.
Diese Datenschutzhinweise gelten für Sie, wenn Sie

• als Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner eines Kundenunternehmens oder als interessierte Person eine Beschwerde gegenüber INSITE einreichen,
• als Klientin oder Klient nach Abschluss einer Beratungsleistung eine Feedbackanfrage erhalten,
• als externer Dienstleister, als Auditorin oder Auditor oder als QM-Beauftragte bzw. QM-Beauftragter in unsere Qualitätssicherungs- oder Zertifizierungsprozesse einbezogen sind.

Hinweis für Mitarbeitende: Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen interner QM-Prozesse ist in den gesonderten Datenschutzhinweisen für Mitarbeitende geregelt.
 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

INSITE-Interventions GmbH
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: office@insite.de
 

Wie erreichen Sie unsere Datenschutzbeauftragte?

Bei allen Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Deborah Schütt
Clemensstraße 10–12
60487 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 90555 29-0
E-Mail: dsb@insite.de
 

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Die verarbeiteten Daten hängen davon ab, in welchem Zusammenhang Sie mit unserem Qualitätsmanagement in Berührung kommen.

In der allgemeinen Qualitätssteuerung und bei Zertifizierungsprozessen verarbeiten wir von externen Dienstleistern, Auditorinnen und Auditoren sowie von Ansprechpersonen bei Kundenunternehmen insbesondere Vor- und Nachname, berufliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer) sowie Abteilung und Funktion. Soweit personenbezogene Daten Dritter in QM-Dokumentationen enthalten sind, werden diese im Rahmen der Prüftätigkeit mitverarbeitet.

Im Beschwerdemanagement verarbeiten wir von der beschwerdeeinreichenden Person insbesondere Vor- und Nachname, berufliche oder private Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer) sowie den Inhalt der Beschwerde. Wenn eine Beschwerde im Zusammenhang mit einer Beratungsleistung steht und von einer Klientin oder einem Klienten eingebracht wird, können im Beschwerdeinhalt besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO enthalten sein – insbesondere Gesundheitsdaten sowie Angaben zu rassischer und ethnischer Herkunft, politischen Meinungen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder dem Sexualleben bzw. der sexuellen Orientierung, soweit diese von der betroffenen Person freiwillig in die Beschwerde eingebracht wurden.

Bei der Feedback-Erhebung zu Beratungsleistungen verarbeiten wir von Klientinnen und Klienten die hinterlegte E-Mail-Adresse, die Bewertung der Beratungsleistung anhand standardisierter Fragen sowie gegebenenfalls Namen der beratenden Honorarkräfte und Angaben, die auf Gesundheitsdaten schließen lassen.
 

Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Steuerung des Qualitätsmanagements und Zertifizierung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten externer Dienstleister, Auditorinnen und Auditoren sowie von Ansprechpersonen bei Kundenunternehmen, um unsere Qualitätssicherungsmaßnahmen zu koordinieren, externe Audits und Zertifizierungsprozesse durchzuführen und unsere Prozesse und Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. Dazu gehören insbesondere die Zusammenarbeit mit externen QM-Beauftragten, die Vorbereitung und Durchführung von Überwachungs- und Zertifizierungsaudits sowie die Dokumentation von Qualitätsmaßnahmen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Qualitätssicherung unserer Dienstleistungen, der Einhaltung anerkannter Standards sowie der Aufrechterhaltung unserer Zertifizierungen.

Beschwerdemanagement
Eingehende Beschwerden von Kundenansprechpartnerinnen und Kundenansprechpartnern, Klientinnen und Klienten sowie Interessierten werden von uns bearbeitet, um Anliegen sachgerecht zu klären, Qualitätsprobleme zu beheben und unsere Leistungsqualität kontinuierlich zu verbessern. Zu Nachverfolgungszwecken setzen wir dabei ein Ticketsystem ein, in dem Beschwerdefälle ohne Verknüpfung zu klientenbezogenen Inhalten protokolliert werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Beschwerden im Zusammenhang mit einer bestehenden Vertragsbeziehung; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Beschwerden ohne vertraglichen Hintergrund. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Qualitätssicherung und der Wahrung berechtigter Gegenansprüche. Soweit Beschwerden besondere Kategorien personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Beratungsleistungen enthalten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

Feedback zu Beratungsleistungen
Nach Abschluss einer Beratungsleistung versenden wir an Klientinnen und Klienten, die eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, eine standardisierte Feedbackanfrage mit vier Fragen zur Qualität der Beratung. Die gewonnenen Erkenntnisse nutzen wir ausschließlich zur Qualitätssicherung und Weiterentwicklung unserer Leistungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Messung und Verbesserung der Qualität unserer Beratungsleistungen. Soweit Gesundheitsdaten im Feedback enthalten sind, erfolgt deren Verarbeitung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

Klientinnen und Klienten erhalten weiterführende Informationen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in den gesonderten Datenschutzhinweisen für Klientinnen und Klienten.
 

Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?

Im Rahmen der QM-Steuerung erhalten innerhalb von INSITE-Interventions GmbH Geschäftsführung, QM-Koordinatorin, zuständige Team- und Bereichsleitungen sowie beteiligte Mitarbeitende Zugriff auf die erforderlichen Daten. Extern werden Daten an externe QM-Beauftragte sowie, soweit erforderlich, an Ansprechpersonen bei Kundenunternehmen weitergegeben. Für die Dokumentenspeicherung setzen wir Tresorit ein.

Im Beschwerdemanagement haben innerhalb von INSITE-Interventions GmbH Geschäftsführung, Leitung Kundenberatung, Bereichsleitung Interventions, Leitung Finance, Leitung Vertrieb sowie die jeweils sachlich zuständigen Mitarbeitenden Zugriff. Für die Dokumentenspeicherung nutzen wir Tresorit sowie eWorks, soweit Klientenbeschwerden betroffen sind. Zur technischen Nachverfolgung von Beschwerdefällen setzen wir das Ticketsystem Freshworks ein. In Freshworks werden ausschließlich Statusinformationen und Metadaten erfasst; klientenbezogene Beschwerdeinhalte werden dort nicht gespeichert.

Bei der Feedback-Erhebung erhalten Klientenservice, zuständige Beraterinnen und Berater sowie Bereichsleitung Interventions Zugriff auf die Feedbackdaten. Extern können Honorarkräfte im Rahmen ihrer Kooperation mit INSITE betroffen sein. Für die Systemunterstützung wird eWorks eingesetzt.
 

Werden Daten in Drittländer übermittelt?

Für die im Rahmen des Qualitätsmanagements eingesetzten Systeme sind nach aktuellem Stand keine Datenübermittlungen in Drittländer außerhalb der Europäischen Union vorgesehen.
 

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht oder, soweit eine sofortige Löschung technisch nicht möglich ist, für die weitere Verarbeitung gesperrt.
 

Welche Rechte haben Sie?

Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.

Löschung (Art. 17 DSGVO): Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Soweit die Voraussetzungen vorliegen, können Sie Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.

Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen.

Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO):

Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für die INSITE-Interventions GmbH ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI): https://datenschutz.hessen.de/. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder gewöhnlichen Aufenthaltsortes wenden.

Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Postfach 3163, 65021 Wiesbaden https://datenschutz.hessen.de/
 

Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen des Beschwerdemanagements ist freiwillig. Ohne Angabe von Kontaktdaten ist eine Bearbeitung Ihrer Beschwerde jedoch nur eingeschränkt oder anonym möglich. Die Bereitstellung von Daten im Rahmen von Zertifizierungsaudits ergibt sich aus den jeweiligen vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen.
 

Findet automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt?

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
 

Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise geben den derzeitigen Stand der Verarbeitung personenbezogener Daten wieder. Wir behalten uns vor, diese Hinweise bei Änderungen der eingesetzten Systeme, der Verarbeitungsprozesse oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Version wird auf unserer Webseite bereitgestellt.